Cuando un emprendedor decide poner un negocio, comúnmente utiliza su cuenta bancaria para depositar los ingresos de las ventas del día y retirar lo necesario para pagar a sus proveedores y los gastos de su negocio. Y como es su cuenta personal, también deposita ahí cualquier dinero que reciba (incluso en muchas ocasiones es la cuenta donde le depositan su salario en su trabajo), retirando lo que necesita para sus gastos familiares, y pagando sus gustos y paseos con su tarjeta de débito. Pero, ¿Es ésta una buena práctica? ¿Qué consecuencias tiene?
Consecuencias Administrativas
El primer problema al que te enfrentas de seguir esta práctica, es en administrar correctamente los recursos separando lo que es de tu negocio de lo que es tuyo:
- Si bien puedes llevar el control en una hoja de cálculo o a través de aplicaciones y programas informáticos, corres el riesgo de olvidar capturar algún movimiento y después no recordar en qué lo utilizaste. Y cuando el emprendedor es una persona práctica y dinámica a la que no le gusta mucho la rutina de llevar registros, el riesgo de omitir movimientos es aún mayor. De esta manera, al final del mes, el emprendedor no sabría cuánto de ese dinero es suyo y cuánto es de su negocio, haciendo uso indiscriminado de los recursos comunes.
- Adicionalmente, al tener el dinero en una misma cuenta no hay nada que te limite al hacer retiros, al pagar con la tarjeta de débito o al extender un cheque, por lo que puedes tomar indiscriminadamente el dinero de tus recursos personales o de los de tu negocio, siendo muy fácil que cuando te des cuenta ya no tengas dinero para pagar la mercancía después de pagar la colegiatura de tus hijos o viceversa.
- Es común utilizar el estado de cuenta del banco para verificar los ingresos y gastos del negocio, comparando los movimientos bancarios con los registros de ventas y pagos realizados durante el período (a esto se le llama Conciliación Bancaria). Pero si tienes movimientos personales, puede llevarte a confusiones y malas interpretaciones. Por ejemplo: de ver un retiro que no tiene relación con un pago realizado, no podrías saber si fue un gasto personal o un gasto del negocio que se omitió registrar.
Consecuencias fiscales
Alrededor del mundo los diferentes gobiernos están restringiendo las operaciones en efectivo alineando a ciudadanos y negocios a realizar sus operaciones a través de los sistemas financieros. ¿El motivo? La trazabilidad: Debido a las regulaciones internacionales, los instituciones financieras (bancos incluidos) tiene la obligación de llevar un estricto registro de las operaciones (quién le deposita cuánto dinero a quién y en qué fecha) lo que permite a autoridades fiscales y judiciales determinar de forma precisa el origen de los recursos en una cuenta. Y si a esto sumamos que además la autoridad fiscal sabe cuánto ganas oficialmente por tu declaración de ingresos, de no haber una relación razonable entre lo que reportaste como ingresos con los depósitos recibidos en cuentas del sistema financiero y tarjetas de crédito, entras en algo llamado Discrepancia Fiscal:
- Al utilizar una sola cuenta bancaria, todos los ingresos de esa cuenta son susceptibles a ser interpretados por la autoridad fiscal como ingresos de tu negocio incluyendo el dinero en efectivo que te hayan regalado tus papás en tu cumpleaños o el dinero que te devolvió un amigo al que hiciste un préstamo para resolver una emergencia.
- Debido a lo anterior es altamente probable que ante la autoridad fiscal quedes en Discrepancia Fiscal: Un total depositado en tu cuenta mayor al total de ingresos que declaraste.
- ¡Pero ése dinero no fueron ingresos del negocio! Cierto, pero ante cualquier autoridad la única manera de demostrar algo es a través de evidencias, y en el caso del fisco, de evidencias documentales. Hacienda tiene una evidencia de este tipo contra ti: tu propio estado de cuenta donde pueden verse los depósitos, pero tú ¿cómo puedes demostrar documentalmente que ése depósito fue un regalo de tus papás por tu cumpleaños?
- Si bien es cierto que generalmente el dinero que los papás regalan a sus hijos se considera totalmente libre de impuestos (en México se considera una donación, y está exenta según el artículo 93 fracción XXIII de la LISR), también es posible que los papás le compren productos o contraten los servicios de su hijo, lo cual ya no es una donación sino un ingreso. Y si en una misma cuenta tienen tu cuenta personal y la del negocio, ¿cómo demostrarías que es donación y no venta?
- Para la autoridad fiscal es sencillo: Si no puedes demostrar que la discrepancia fiscal se debe a ingresos exentos de impuestos, entonces los considera ingresos no declarados por los cuales estás obligado a pagar impuesto (en México, artículo 91 de la LISR).
Conclusiones y recomendación
Por todo lo comentado anteriormente queda clara la respuesta a la pregunta inicial:
No es una buena práctica el utilizar una misma cuenta bancaria para el resguardo y administración de tus recursos personales y los de tu negocio. En vez de ello, abre sendas cuentas independientes entre sí para los recursos de tu negocio y para tus recursos personales.
Y una nota final: si tienes varios negocios, la lógica es muy parecida a lo que vimos anteriormente. Por tanto, la recomendación es tener una cuenta bancaria independiente por cada negocio que abras (en caso de sucursales de un mismo negocio, el tema fiscal desaparece por lo que es tu decisión el manejar una única cuenta bancaria para todas tus sucursales o una independiente para cada una. Este es ya un tema de preferencias y administración interna).
¡Éxito!
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BUENAS TARDES, FIJATE QUE REALICE UN PRESTAMO PERSONAL Y ME LO ESTAN PAGANDO EN UNA TARJETA DE DEBITO LA CUAL TUVE QUE ABRIR PARA QUE ME PAGARAN, QUE CONSECUENCIAS FISCALES PUEDO TENER, NO ESTOY DADO DE ALTA EN EL SAT, PERO TENGO DUDA DE QUE CON LA NUEVA REFORMA CREAN QUE ES UN INGRESO QUE NO DECLARO Y ME CONGELEN LA CUENTA, EL PRESTAMO QUE REALICE ES DE MIS AHORROS…….
Buenos días Raúl.
Si los depósitos son menores de 15 mil pesos, la probabilidad de que te provoque algún descalabro es muy baja (aunque no podemos negar que existe). Y si además el importe del préstamo no es muy grande, en realidad no tienes por qué preocuparte.
¡Éxito!
Hola buen dia Mauricio,
Agradezco la ayuda que ofreces por este medio. Quiero preguntarte lo siguiente:
Mi marido es extranjero y esta trabajando aqui en Mexico y hace poco le entraron las ganas de iniciar un negocio, comprar un terreno y hacer una casa. Actualmente yo no estoy trabajando. Me di de alta en hacienda como ingresos por dividendos.Bueno la duda es la siguiente, el me hizo una transferencia desde su banco en el extranjero a una cuenta nueva en mi nombre (para la compra del terreno), el terreno aun no lo pago, mi pregunta es todos los gastos de compra de material etc que quiera deducir tienen que salir de esta cuenta o hay forma que utilice tjta de credito o efectivo para hacer la compra de lo que vaya necesitando y claro pida factura (me da miedo estar utilizando esta tjta porque tiene bastante efectivo por el momento) y ahora bien cuando ya esta tarjeta no tenga dinero la mejor forma es por transferencia bancaria de mi marido a mi para la compra de los materiales?.
Saludos y muchas gracias de antemano
Hola Perla, buenos días.
Para deducir esos gastos los dos puntos importantes son:
a) Pedir tu factura (lo que ya consideras), y
b) Pagar por medios electrónicos, indistintamente si es desde la cuenta donde te transfiere tu esposo, una tarjeta de crédito, transferencia bancaria o pago con cheque.
En lo personal sugeriría que abras una cuenta específica para el negocio (a tu nombre) y desde esa realicen las compras y gastos generales del negocio (tema de este artículo), y más que estás percibiendo transferencias periódicas del extranjero. No es conveniente mezclar las operaciones.
Éxito en sus proyectos.
Buen día.
Tengo una gran duda.
Trabajo como cirujano dentista para 3 doctores, los cuales me pagan con cheque y requieren que les expida factura como que les estoy prestando un servicio.
Estoy dado de alta en hacienda y tengo mi consultorio propio, del cual obtengo mínimas ganancias.
Mi negocio casi no requiere inversion y mi gran cantidad de deudas las cubro con lo que gano con los 3 doctores para quienes trabajo.
Los cheques los e venido cobrando directamente al banco de su origen y e facturado lo que puedo, como material dental y gasolina, pero pago en efectivo.
Me comentan que debo depositar los cheques a mi cuenta fiscal.
Mi duda es:
¿El dinero que obtengo por prestar mi servicio ya no podré usarlo?.
¿Que se supone que pasa con las ganancias de un negocio?.
¿Como pagaré mis deudas si vivo prácticamente solo de eso?
Le repito que no requiero invertir casi nada.
La pregunta mas importante:
¿Que pasa si retiro dinero de mi cuenta fiscal?.
La mayor parte de mis deudas son en Banamex, donde no aceptan cheques ni tarjetas.
¿Debería sacar la cantidad exacta del pago y comprobar con el tiquet en que gaste el dinero?
Le agradeceré mucho su ayuda.
Buenos días Ángel.
En general no veo mayor problema en tu caso, sólo requieres cambiar la forma como acostumbras hacer las cosas: Los cheques con los que te pagan deposítalos en tu cuenta bancaria (no tiene que ser una especial fiscal) y desde ahí paga tus deudas vía transferencia. Los gastos que vayas a deducir págalos con tu tarjeta de débito. Ya tus gastos como una ida al cine, un café con los amigos, etc, puedes usar efectivo o tu tarjeta de débito… Como prefieras.
Eso sí, lo que sugiere el artículo es tener dos cuentas: una en la que deposites los cheques y realices los pagos de tu actividad, y otra donde transfieras el dinero que utilices para tu uso personal. Esto para simplificar su administración y cualquier aclaración que solicite el fisco.
Éxito en tus proyectos.
Hola… tengo muchas dudas la vdd, pero la principal es… me di de alta en RIF mi actividad es venta de cerveza… al momento de darme de alta, tengo que tener una cuenta bancaria??? me di de alta en agosto y no eh hecho ninguna declaracion por que en realidad no tengo forma de como comprobar q estoy llevando acabo mi negocio (aunq si este operando) ya el dinero de la venta diaria lo voy acumulando y directamente lo deposito a la cuenta de la empresa cervecera en efectivo del cual no obtengo ninguna factura solo un ticket que ellos me expiden (pero si puedo solicitar la factura a mi nombre)… no se si me explique, en realidad estoy un poco confundida ya que apenas inicio en esto de los negocios.
Hola Dalia.
Lo recomendable es que sí tengas una cuenta bancaria (no tiene que ser necesariamente una «fiscal») y ahí deposites todos tus ingresos el día, haciendo los retiros que requieras para tu negocio (y transfiriendo a tu cuenta personal las utilidades que tomes para el día a día). Esto te será de especial utilidad cuando desees comprar un auto, un terreno, una casa, etc.
Respecto a los recibos de la cervecería, definitivamente pide la factura electrónica.
Finalmente, como RIF tienes la responsabilidad de realizar tu declaración cada dos meses, lo cual es requisito para mantener el beneficio de no pagar impuestos durante el primer año. Como no tienes experiencia en ello, te sugiero que te acerques a un contador que te asesore en el trámite si es que deseas hacerlo tú misma. También es posible que te asesores directamente en el SAT (01800-463-6728).
Éxito con tu negocio.
Hola Mauricio, tengo una pregunta.. soy empleado y tengo una cuenta donde me hacen el deposito por nomina. En esa misma cuenta tengo otro ingreso de una casa que esta en renta, el pago de la renta lo hacen algunos meses por transferencia bancaria y otros meses en deposito en efectivo.
El SAT puede fiscalizar las transferencias interbancarias de terceros hacia mi cuenta ? O solamente los depositos en efectivo.
Saludos!
Hola, buenas tardes.
Mi duda es la siguiente y agradeceria mucho una respuesta, Esta mi esposo iniciando un negocio de material electrico, ya esta dado de alta como persona fisica con actividad empresarial, y recientemente abrio una cuenta fiscal en el banco, nuestra duda es, respecto a la ganancia como poder disponer de su ganancia? transferirla a una cuenta personal?y si se tiene que hacer tambien declraracion sobre lo que se gaste para uso personal ? es decir si el quiere comprar ropa o una cama etc?
Otra de mis dudas es que el necesita dos personas que lo ayuden a hacer una instalacion pero solo las necesita una semana y como podria justificar el pago de esas dos personas ?
Muchas gracias!!!
Hola Ana, buenos días.
La idea de transferir el dinero del cual quiera disponer a una segunda cuenta es para no mezclar las operaciones de su negocio con sus gastos personales, además de evitar caer en discrepancia fiscal por realizar depósitos en efectivo. De esto habla precisamente el artículo.
Respecto a declarar sus gastos personales, hay algunos que sí pueden deducirse (para lo cual deben declararse): colegiaturas, honorarios médicos y gastos hospitalarios, aportaciones a planes de retiro… Puedes encontrar la relación completa de los gastos personales deducibles en ¿Podemos los empleados deducir impuestos?.
Nota 1: No importa que él artículo se intitule «Los empleados»… Los gastos son los mismos para toda persona física.
Nota 2: Cualquier otro gasto (como la cama) no son deducible y por tanto es necesario declararlos.
Nota 3: La ropa con mesura sí puede deducirse: es su «uniforme del trabajo» 😉
Respecto a sus trabajadores, de rigor deberían facturarle a su vez a tu esposo los honorarios que reciben por su trabajo. Si bien de esto no tiene responsabilidad alguna tu esposo, para poder deducir el pago de sus honorarios sí requiere de las facturas. La otra opción es que les dé de alta como empleados (mayor complejidad) o simplemente pagarles en efectivo y olvidarse de ese dinero (en el sentido de que no lo va a deducir de impuestos). Las tres opciones son legalmente válidas.
Si gustan podríamos platicar sobre su estrategia a seguir por teléfono o Skype 😉
Éxito en sus proyectos…
Hola Maurio, mi duda es la siguiente, yo me di de alta en el RIF y tengo una cuenta bancaria donde pretendo pagar los gastos, pero para que sean deducibles los gastos menores a 2,000.00¿ es correcto que realize retiros de 2,000 por cada compra que efectue? o ¿puedo tener ingresos sin necesidad de depositarlos?
Hola Ana, buenos días.
De rigor debieras depositar todos tus ingresos en tu cuenta… Pero gastos menores (la conocida «caja chica») sí los puedes pagar en efectivo, así que si tienes necesidad de comprar algo y tienes el efectivo en la mano así sea de la venta del día, no hay inconveniente para que pagues con ese dinero solicitando la factura correspondiente. No obstante lo anterior, siempre da preferencia a pagar por medios electrónicos, ya sea con tu tarjeta de débito o con cheque. Eso da mayor transparencia a tus operaciones 😉
¡Éxito!
Buenas tardes mi duda es q estoy empezando a facturar electronicamente abri mi cuenta fiscar de q manera retiro el dinero de ese depocito o lo transfiero ami cuenta de ahorros ? De q manera me recomienda
Buenos días Pedro.
Para poder deducir gastos es necesario pagarlos de forma electrónica, de manera que debieras dejar la parte correspondiente a tus gastos en esa cuenta a menos que cuentes con una cuenta pagadora. Ahora bien, si te refieres a tus utilidades para tus gastos personales, ten presente que Hacienda fiscaliza los depósitos en efectivo, así que si lo vas a retirar para después depositarlo, te podría causar problemas. Por tanto, la respuesta a tu inquietud es Transiférelo a tu cuenta de ahorro, y ya de ahí retiras el efectivo que necesites.
¡Éxito!
HOLA
Estoy dado de alta ante Hacienda como persona física por honorarios (soy profesionista)
tengo mi cuenta personal y abriré una para mi actividad profesional mi pregunta es abro una cuenta igual o una con chequera?
Gracias
Hola José Luís, buenos días.
Te felicito por lanzarte como profesionista independiente emprendiendo así tu propio negocio. Empdendedores es lo que realmente necesitamos para salir adelante 🙂
Recomendaría una cuenta de cheques debido a que a partir de $2000, los gastos sólo son deducibles si se pagan por medios electrónicos o cheque, y es una realidad que no todos tus proveedores tendrán a la mano una terminar para pasar tu tarjeta de débito, mientras que a cualquiera puedes entregarle un cheque. Tengo un par de artículos que considero te serán de utilidad:
1. ¿Cómo me ayudan los cheques en mis estrategias financieras y fiscales?
2. ¿Siguen vigentes los Cheques Personales?
Para concluir, ten presente que puedes deducir tanto los gastos generados por tu propia actividad (papelería, celular, gasolina y mantenimiento del auto) como tus gastos personales (honorarios médicos, gastos hospitalarios, aportaciones voluntarias para tu retiro). Precisamente sobre este último punto, en lo personal invierto en un instrumento de inversión para el retiro que podría interesarte: Por un lado tienes un ahorro para el retiro con muy buenos rendimientos (especialmente útil cuando estás por tu cuenta y no tienes AFORE) y con la flexibilidad necesaria para un negocio que crece, y por el otro tienes la oportunidad de deducir tus aportaciones para pagar así menos impuestos… si no es que recuperarlos. En términos prácticos, Hacienda te paga por ahorrar 😉
Si te interesa, podría enviarte información sobre este instrumento a tu correo.
¡Éxito en tus proyectos!
Muchísimas Gracias por tu consejo y la información la tomare en cuenta. Y si me interesa el instrumento de ahorro para el retiro, me puedes enviar la información a mi correo .
Saludos
Ha sido un placer José Luís 😉
Te envío la información en el transcurso del día…
Seguimos en contacto
Buenas tardes, solo quisera saber si existe la obligacion de depositar mis ingresos por ventas al publico en general, y cual es el sustento legal
Buenos días Mark.
Sí tienes la obligación y está sustentada en la ley del ISR, donde dice que todos tus ingresos tienen que ser reportados, y que aquellos de los que no te solicitaron factura, tienes que reportarlos en conjunto en la periodicidad que te acomode, siempre que sea cuando menos una vez al mes.
¡Éxito!