Cuando un emprendedor decide poner un negocio, comúnmente utiliza su cuenta bancaria para depositar los ingresos de las ventas del día y retirar lo necesario para pagar a sus proveedores y los gastos de su negocio. Y como es su cuenta personal, también deposita ahí cualquier dinero que reciba (incluso en muchas ocasiones es la cuenta donde le depositan su salario en su trabajo), retirando lo que necesita para sus gastos familiares, y pagando sus gustos y paseos con su tarjeta de débito. Pero, ¿Es ésta una buena práctica? ¿Qué consecuencias tiene?
Consecuencias Administrativas
El primer problema al que te enfrentas de seguir esta práctica, es en administrar correctamente los recursos separando lo que es de tu negocio de lo que es tuyo:
- Si bien puedes llevar el control en una hoja de cálculo o a través de aplicaciones y programas informáticos, corres el riesgo de olvidar capturar algún movimiento y después no recordar en qué lo utilizaste. Y cuando el emprendedor es una persona práctica y dinámica a la que no le gusta mucho la rutina de llevar registros, el riesgo de omitir movimientos es aún mayor. De esta manera, al final del mes, el emprendedor no sabría cuánto de ese dinero es suyo y cuánto es de su negocio, haciendo uso indiscriminado de los recursos comunes.
- Adicionalmente, al tener el dinero en una misma cuenta no hay nada que te limite al hacer retiros, al pagar con la tarjeta de débito o al extender un cheque, por lo que puedes tomar indiscriminadamente el dinero de tus recursos personales o de los de tu negocio, siendo muy fácil que cuando te des cuenta ya no tengas dinero para pagar la mercancía después de pagar la colegiatura de tus hijos o viceversa.
- Es común utilizar el estado de cuenta del banco para verificar los ingresos y gastos del negocio, comparando los movimientos bancarios con los registros de ventas y pagos realizados durante el período (a esto se le llama Conciliación Bancaria). Pero si tienes movimientos personales, puede llevarte a confusiones y malas interpretaciones. Por ejemplo: de ver un retiro que no tiene relación con un pago realizado, no podrías saber si fue un gasto personal o un gasto del negocio que se omitió registrar.
Consecuencias fiscales
Alrededor del mundo los diferentes gobiernos están restringiendo las operaciones en efectivo alineando a ciudadanos y negocios a realizar sus operaciones a través de los sistemas financieros. ¿El motivo? La trazabilidad: Debido a las regulaciones internacionales, los instituciones financieras (bancos incluidos) tiene la obligación de llevar un estricto registro de las operaciones (quién le deposita cuánto dinero a quién y en qué fecha) lo que permite a autoridades fiscales y judiciales determinar de forma precisa el origen de los recursos en una cuenta. Y si a esto sumamos que además la autoridad fiscal sabe cuánto ganas oficialmente por tu declaración de ingresos, de no haber una relación razonable entre lo que reportaste como ingresos con los depósitos recibidos en cuentas del sistema financiero y tarjetas de crédito, entras en algo llamado Discrepancia Fiscal:
- Al utilizar una sola cuenta bancaria, todos los ingresos de esa cuenta son susceptibles a ser interpretados por la autoridad fiscal como ingresos de tu negocio incluyendo el dinero en efectivo que te hayan regalado tus papás en tu cumpleaños o el dinero que te devolvió un amigo al que hiciste un préstamo para resolver una emergencia.
- Debido a lo anterior es altamente probable que ante la autoridad fiscal quedes en Discrepancia Fiscal: Un total depositado en tu cuenta mayor al total de ingresos que declaraste.
- ¡Pero ése dinero no fueron ingresos del negocio! Cierto, pero ante cualquier autoridad la única manera de demostrar algo es a través de evidencias, y en el caso del fisco, de evidencias documentales. Hacienda tiene una evidencia de este tipo contra ti: tu propio estado de cuenta donde pueden verse los depósitos, pero tú ¿cómo puedes demostrar documentalmente que ése depósito fue un regalo de tus papás por tu cumpleaños?
- Si bien es cierto que generalmente el dinero que los papás regalan a sus hijos se considera totalmente libre de impuestos (en México se considera una donación, y está exenta según el artículo 93 fracción XXIII de la LISR), también es posible que los papás le compren productos o contraten los servicios de su hijo, lo cual ya no es una donación sino un ingreso. Y si en una misma cuenta tienen tu cuenta personal y la del negocio, ¿cómo demostrarías que es donación y no venta?
- Para la autoridad fiscal es sencillo: Si no puedes demostrar que la discrepancia fiscal se debe a ingresos exentos de impuestos, entonces los considera ingresos no declarados por los cuales estás obligado a pagar impuesto (en México, artículo 91 de la LISR).
Conclusiones y recomendación
Por todo lo comentado anteriormente queda clara la respuesta a la pregunta inicial:
No es una buena práctica el utilizar una misma cuenta bancaria para el resguardo y administración de tus recursos personales y los de tu negocio. En vez de ello, abre sendas cuentas independientes entre sí para los recursos de tu negocio y para tus recursos personales.
Y una nota final: si tienes varios negocios, la lógica es muy parecida a lo que vimos anteriormente. Por tanto, la recomendación es tener una cuenta bancaria independiente por cada negocio que abras (en caso de sucursales de un mismo negocio, el tema fiscal desaparece por lo que es tu decisión el manejar una única cuenta bancaria para todas tus sucursales o una independiente para cada una. Este es ya un tema de preferencias y administración interna).
¡Éxito!
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Que tal mi estimado mauricio priego, gracias por aportar parte de tus conocimientos en los articulos, Quisiera hacerte una consulta, Acabo de aperturar un negocio, Estoy ya dado de alta ante hacienda como persona fisica con actividad empresarial, pero en Diciembre y enero no reporte ingresos ni gastos, solo pequeños depositos de 3500 mensuales en mi cuenta, que utilizo para pagar un auto que saqué a credito, crees que haya problema con no haber declarado, o hay que hacer algun tipo de declaracion en 0.00 o algo asi, muchas gracias de antemano amigo,bendiciones!
Hola Mauricio!! buen día, estoy muy preocupada ya que llego a mi domicilio una carta invitación de Sat solicitando regularización de situación fiscal. Soy ama de casa y organizo tandas desde hace tiempo, por lo que recibo depósitos de las mismas de muchas personas de diferentes edos de la republica, (todos familiares) 30 o 40mil quincenales, el problema es que los depósitos los hacen a la cuenta de nomina de mi esposo. Como puedo justificar tales depósitos???
Hola Mauricio, excelente información, si lo hubiera sabido antes… verás me siento un poco desesperado. Recibi una carta de invitación del SAT (pues no estoy registrado) para pagar una suma grande de dinero por mis supuestas ganacias basadas en mis ingresos. Yo vendía recargas electronicas por internet y articulos electronicos pero nada formal, por redes sociales y páginas de ventas. Como recibía depositos de todas partes de la republica, pues en realidad una parte pequeña de ese dinero es mi ganancia real. ¿Cómo podría comprobar que solo un porcentaje de estos ingresos es mi ganacia real?
Hola Salem,
Si tienes los comprobantes de los gastos de tu negocio, con ayuda de un contador podrían buscar demostrar que no todo ha sido ganancia como bien dices, pero necesariamente debes tener esos comprobantes. Ahora bien, no es una garantía ya que no el desconocimiento de la ley fiscal no justifica el no cumplirla.
Que todo se resuelva de la mejor manera.
Hola Mauricio, buen día!
Muchas gracias por tus artículos, asesorías y comentarios, me han ayudado mucho en comprender todo esto de las finanzas, SAT, y mejoras para los negocios.
Ahora, tengo una duda, estoy por comenzar una empresa y para ello es necesario construir un local, pagando material, arquitecto, terreno, etc. Aún no estoy dada de alta ante Hacienda, pero me gustaría saber si lo tengo que hacer antes de comenzar el proyecto para que me empiecen a entregar facturas y también como me afectaría si el capital de inversión sale de mi trabajo como asalariada. Espero darme a entender!
Saludos.
Hola Tania,
Me alegra que los artículos te sean de utilidad, esa es mi mayor recompensa 🙂
La ley fiscal contempla que todo negocio requiere de un capital inicial para operar, por lo que ése capital como tal no está gravado por impuestos (ya los pagaste cuando te los retuvo tu patrón en su momento). Lo que te sugeriría es que te acerques a un contador para que te asesore, de manera que estés dada de alta en el fisco y tengas conformado tu capital social antes de empezar a construir, de manera que esos gastos sean deducibles de impuestos.
¡Éxito en tu proyecto!
Muy buen articulo, muchas gracias por compartir y actualizarnos un poco. Tengo muchas inquietudes. Mi esposo tiene una refaccionaria automotriz y para ello abrio una cuenta fiscal en Banorte en ella refleja gastos e ingresos del negocio, cabe mencionar que no tenemos otros ingresos; de la cuenta fiscal retira dinero en efectivo para pagar nuestros gastos personales y en ocaciones paga con con tarjeta la despensa, pañales y la leche de nuestros hijos. Cree que tengamos que abrir otra cuenta? o como le hacemos para disponer del dinero de la cuenta fiscal para pagar nuestros gastos personales.???
Lo felicito por la labor que hace de orientarnos, por que hoy en dia, por todo cobran. Dios lo bendiga
Hola Fabiola,
Para mi es un placer aportar mi granito de arena. El que todos lo hagamos considero que es el secreto para que nuestro amado México salga adelante, ¿no crees?
La idea de manejar una cuenta aparte no es porque pudieran tener problemas ustedes con el SAT debido a que utilicen la cuenta de su negocio para realizar sus pagos personales. Más bien es una cuestión de orden: No tener mezclados los gastos e ingresos del negocio con los propios. ¿Y qué ganan con ello? Mayor transparencia ante el SAT (que siempre será útil) y mayor facilidad para demostrar sus operaciones en caso de una auditoria.
Ahora bien, si deciden abrir una segunda cuenta (bien puede ser una de esas básicas en las que no requieres mínimo y no cobran comisiones), recuerden que el dinero debe ser transferido electrónicamente entre sus cuentas y nunca a través de depósitos en efectivo.
Dios les bendiga a lo largo de este año a ti y a tu familia
¡Éxito!
Buen dia, mi negocio esta dado de alta en el rif quisiera saber si al facturar pagos en efectivo, debe ser en parcialidades de menos de $2000 y los deposito a mi cuenta fiscal deben ser por la cantidad exacta de la factura o juntar varios pagos y hacer un solo deposito? gracias.
Hola Verónica, buen día.
Hasta donde sé no hay limitantes en los montos de facturación del RIF. Por otro lado los depósitos no tienen que ser factura por factura. Lo importante es que al final cuadren entre sí.
¡Feliz Navidad!
Hola, yo manejo una cuenta empresarial y mi cuenta personal por separado. Tengo un negocio y recibo una pensión. Me dice mi contador que debo cambiar de régimen porque mis ingresos considerando los del negocio y los que recibo por mi pensión superan cierta cantidad. ¿por qué el SAT considera mis ingresos por mi pensión?
Buenas tardes,
Si estoy dado de alta como actividades empresariales y profesionales, por la cual me di de alta en 2014 y hasta octubre de 2015 no realice ningún tipo de operación. ahora en noviembre me aprobaron mi proyecto en INADEM, y van a depositarme x cantidad de dinero, para el cual ya les expedí factura, el dinero que ellos depositen, grava para ISR???
gracias,
Buen dia mauricio yo cuento con una cuenta fiscal de mi negocio en el regimen de incorporacion fiscal y aparte la de nomina como empleado , en unos dias me va a caer un bono de mi trabajo como empleado, mi duda es : hay problema si reliazo una transferencia interbancaria de mi cuenta de nomina a la de mi negocio? Muchas gracias saludos!
Hola Daniel, buenas tardes.
Entiendo que ambas son cuentas tuyas, por lo que basándonos de que el bono te lo depositarán por transferencia bancaria, no debes tener problema alguno. Como persona física tienes el derecho de capitalizar tu negocio lo cual no tiene ningún efecto impositivo.
¡Éxito!
Hola Mauricio.
Actualmente tengo un prestamo de nomina con santander y un prestamo personal con scotia bank.
Adicionalmente hace un mes un amigo me deposito en efectivo $ 25,000 a mi cuenta de nomina.
Esto representa un riesgo de fiscalizacion?.