Cuando un emprendedor decide poner un negocio, comúnmente utiliza su cuenta bancaria para depositar los ingresos de las ventas del día y retirar lo necesario para pagar a sus proveedores y los gastos de su negocio. Y como es su cuenta personal, también deposita ahí cualquier dinero que reciba (incluso en muchas ocasiones es la cuenta donde le depositan su salario en su trabajo), retirando lo que necesita para sus gastos familiares, y pagando sus gustos y paseos con su tarjeta de débito. Pero, ¿Es ésta una buena práctica? ¿Qué consecuencias tiene?
Consecuencias Administrativas
El primer problema al que te enfrentas de seguir esta práctica, es en administrar correctamente los recursos separando lo que es de tu negocio de lo que es tuyo:
- Si bien puedes llevar el control en una hoja de cálculo o a través de aplicaciones y programas informáticos, corres el riesgo de olvidar capturar algún movimiento y después no recordar en qué lo utilizaste. Y cuando el emprendedor es una persona práctica y dinámica a la que no le gusta mucho la rutina de llevar registros, el riesgo de omitir movimientos es aún mayor. De esta manera, al final del mes, el emprendedor no sabría cuánto de ese dinero es suyo y cuánto es de su negocio, haciendo uso indiscriminado de los recursos comunes.
- Adicionalmente, al tener el dinero en una misma cuenta no hay nada que te limite al hacer retiros, al pagar con la tarjeta de débito o al extender un cheque, por lo que puedes tomar indiscriminadamente el dinero de tus recursos personales o de los de tu negocio, siendo muy fácil que cuando te des cuenta ya no tengas dinero para pagar la mercancía después de pagar la colegiatura de tus hijos o viceversa.
- Es común utilizar el estado de cuenta del banco para verificar los ingresos y gastos del negocio, comparando los movimientos bancarios con los registros de ventas y pagos realizados durante el período (a esto se le llama Conciliación Bancaria). Pero si tienes movimientos personales, puede llevarte a confusiones y malas interpretaciones. Por ejemplo: de ver un retiro que no tiene relación con un pago realizado, no podrías saber si fue un gasto personal o un gasto del negocio que se omitió registrar.
Consecuencias fiscales
Alrededor del mundo los diferentes gobiernos están restringiendo las operaciones en efectivo alineando a ciudadanos y negocios a realizar sus operaciones a través de los sistemas financieros. ¿El motivo? La trazabilidad: Debido a las regulaciones internacionales, los instituciones financieras (bancos incluidos) tiene la obligación de llevar un estricto registro de las operaciones (quién le deposita cuánto dinero a quién y en qué fecha) lo que permite a autoridades fiscales y judiciales determinar de forma precisa el origen de los recursos en una cuenta. Y si a esto sumamos que además la autoridad fiscal sabe cuánto ganas oficialmente por tu declaración de ingresos, de no haber una relación razonable entre lo que reportaste como ingresos con los depósitos recibidos en cuentas del sistema financiero y tarjetas de crédito, entras en algo llamado Discrepancia Fiscal:
- Al utilizar una sola cuenta bancaria, todos los ingresos de esa cuenta son susceptibles a ser interpretados por la autoridad fiscal como ingresos de tu negocio incluyendo el dinero en efectivo que te hayan regalado tus papás en tu cumpleaños o el dinero que te devolvió un amigo al que hiciste un préstamo para resolver una emergencia.
- Debido a lo anterior es altamente probable que ante la autoridad fiscal quedes en Discrepancia Fiscal: Un total depositado en tu cuenta mayor al total de ingresos que declaraste.
- ¡Pero ése dinero no fueron ingresos del negocio! Cierto, pero ante cualquier autoridad la única manera de demostrar algo es a través de evidencias, y en el caso del fisco, de evidencias documentales. Hacienda tiene una evidencia de este tipo contra ti: tu propio estado de cuenta donde pueden verse los depósitos, pero tú ¿cómo puedes demostrar documentalmente que ése depósito fue un regalo de tus papás por tu cumpleaños?
- Si bien es cierto que generalmente el dinero que los papás regalan a sus hijos se considera totalmente libre de impuestos (en México se considera una donación, y está exenta según el artículo 93 fracción XXIII de la LISR), también es posible que los papás le compren productos o contraten los servicios de su hijo, lo cual ya no es una donación sino un ingreso. Y si en una misma cuenta tienen tu cuenta personal y la del negocio, ¿cómo demostrarías que es donación y no venta?
- Para la autoridad fiscal es sencillo: Si no puedes demostrar que la discrepancia fiscal se debe a ingresos exentos de impuestos, entonces los considera ingresos no declarados por los cuales estás obligado a pagar impuesto (en México, artículo 91 de la LISR).
Conclusiones y recomendación
Por todo lo comentado anteriormente queda clara la respuesta a la pregunta inicial:
No es una buena práctica el utilizar una misma cuenta bancaria para el resguardo y administración de tus recursos personales y los de tu negocio. En vez de ello, abre sendas cuentas independientes entre sí para los recursos de tu negocio y para tus recursos personales.
Y una nota final: si tienes varios negocios, la lógica es muy parecida a lo que vimos anteriormente. Por tanto, la recomendación es tener una cuenta bancaria independiente por cada negocio que abras (en caso de sucursales de un mismo negocio, el tema fiscal desaparece por lo que es tu decisión el manejar una única cuenta bancaria para todas tus sucursales o una independiente para cada una. Este es ya un tema de preferencias y administración interna).
¡Éxito!
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Hola Maurcio,
Tengo una duda con mi negocio, este es una muebleria y esta dada de alta todo bien. Pero en este momento estamos aceptando tarjetas con un aparato que se conecta al celular llamado izettle pero este no esta vinculado con mi negocio, ya que los depositos se hacen a la cuenta bancaria de mi hijo, y no tienen ninguna relacion con el negocio.
Puedo tener problemas con el dinero depositado a esta cuenta? que me recomendarias?
De ante mano muchas gracias
Hola Omar,
Las operaciones realizadas con tarjeta de crédito son reportadas por los bancos a Hacienda, y si la cuenta está a nombre de tu hijo, Hacienda considerará estas operaciones como ingresos que tu hijo no reporta, con los problemas correspondientes.
Lo más sano es que tú abrieras tu propia cuenta. Otra opción es que vayan al banco para que la cuenta de tu hijo sea mancomunada, con lo cual le eliminarías los problemas porque así uno de los dos puede demostrar los ingresos.
¡Éxito!
Buen día Mauricio Priego, gracias por este artículo que nos demuestra como ser ordenados con nuestras finanzas personales.
Tengo una duda espero me puedas orientar, yo trabaje en la ciudad de Querétaro, México por 4 años consecutivos, después que me salí de trabajar y que mis patrones me dieron de baja en el SAT, estuve sin empleos fijos durante 6 años, y yo seguí con la cuenta bancaria que me abrieron mis antiguos patrones en el BANCO Banorte, esta cuenta no estuvo activa hasta hace algunos meses en mayo 2015 que volví a utilizarla ya de forma más regular y en septiembre me llego una notificación del banco a mi banca electrónica con el mensaje de que debo referenciar los pagos, para mas información dirigirse al SAT, los depósitos fueron pequeños y la cantidad total que llego en ese mes no fue mayor a los once mil pesos, menores de quince mil pesos en la tarjeta de debito. No presente declaraciones en esos meses ya que creí que al ser depósitos menores a quince mil no habría problema y me ayudaría a tener tiempo en lo que me recupero de mi revés económico antes de ser formal ¿Por que el BANCO envía estos mensajes?, ¿Y como lo arreglo?, tus recomendaciones son bienvenidas y gracias por los comentarios queme puedas dar al respecto.
Hola, espero me pueda orientar.
Yo actualmente laboro en una empresa, la cual me tiene dada de alta ante el IMSS con $150 diarios, cada semana recibo aparte de mi deposito en el banco (1,000) una cantidad en efectivo (1300 aprox). Quisiera hacer un poco mas de historial bancario ya que con lo que cotizo no me ofrecen mucho, e pensado en depositar el total de mi sueldo (efectivo) para que se genere mas movimiento en mi cuenta, pero no se si deba declar ante el SAT ese ingresos en efectivo, en total la cantidad depositada entre mi empresa y yo, es menor a los $10 mil pesos mensuales.
Hola Diana,
Mientras el total de depósitos en efectivo que recibes en tu cuenta sea menor a $10 mil como mencionas, es muy poco probable que llegues a tener algún problema. El motivo es que Hacienda, como cualquier organización, busca ser eficiente con sus recursos no buscando a quienes realizan operaciones pequeñas que no justifican el gasto de auditorias, investigaciones, etc. ¿Y cuánto son operaciones pequeñas? La misma ley fiscal lo señala: Los bancos deben reportar al fisco aquellos clientes que depositan entre sus cuentas quince mil pesos o más al mes, por tanto, cantidades menores, no son reportadas 😉
¡Éxito!
Hola Mauricio, que maravilla de página.
Estoy inscrita en el régimen general de ley, recientemente me eligieron tesorera en un curso que estoy tomando y mis compañeros me piden una cuenta para depósitos, así que abrí la famosa tarjeta saldazzo en oxxo/banamex. Mi duda es si puede generar una discrepancia fiscal como ingresos no declarados, ya que al no provenir de una entidad reconocida, no tengo forma de documentar esos ingresos.
Buenas tardes,
Estoy llevando la cuenta bancaria de mi tia, es persona física. Actualmente se encuentra en un situación fiscal no muy buena al parecer. En años pasados el contador anterior, declaró en ceros la situación de mi tía, por lo tanto ahora tiene problemas y los contadores actuales me están diciendo que el uso que se le dio a las entradas y salidas de dinero fue incorrecto. Se maneja la cuenta empresarial como persona física (entran todas sus comisiones, ella trabaja por comisión en una agencia aduanal) y una tarjeta de nomina, la cual hacemos constantes traspasos de utilidad de la de cheques a la de nomina (como si fuera un sueldo impuesto por ella) normalmente son de 5 mil cada semana. Por lo tanto me están informando que se debe pagar todo con la misma tarjeta (la empresarial) los gastos personales como los gastos administrativos, por la simple razón que el SAT piensa que está entrando muchísimo dinero y que no tiene gastos por ende sus impuestos son bastante altos. Sinceramente no conozco nada de contabilidad, solo soy la encargada de registrar los movimientos de la cuenta de cheques y conseguir las facturas que se generaron y que nos generaron, pero si voy a tener este pequeño trabajo debo de saber como manejar la cuenta para ya no tener problemas más adelante.
Es realmente conveniente pagar los gastos personales con los gastos empresariales? Ella trabaja en la Agencia Aduanal como comisionista.
Si no es un buen uso mezclar los gastos (tarjeta empresarial) entonces, ¿Como podemos hacer esos pagos (5 mil, 3 mil, 2 mil) semanales (sueldo no fijo) a su cuenta de débito sin que le afecte en su situación fiscal?
¿Como es que debe hacer sus gastos personales sin que le afecte?
Espero que me haya entendido, y agradeceré infinitamente su apoyo.
Bonito día.
Buenos días Katia,
Si entendí bien, tu tía transfiere «su sueldo» de la cuenta empresarial a la de nómina por medios electrónicos. La buena noticia es que ésa es la manera correcta de hacerlo y el SAT no le molestará por ello. No imagino por qué te están informando que lo correcto es lo contrario.
La mejor práctica es utilizar la tarjeta y los cheques de la cuenta empresarial exclusivamente para los gastos del negocio, y sus gastos personales reservarlos a su tarjeta personal.
¡Éxito!
Buen día licenciado Mauricio felicidades por su blog y por la labor que en el desempeña. Quisiera fuera tan amable en orientarme un poco ha cerca de mi caso, se lo agradezco.
Por la actividad que yo desempeño, compra y venta de ropa desde ya hace algún tiempo tributaba en el régimen de pequeño contribuyente, por lo que sabe, pagaba solo la cuota bimestral fija en el Estado en que resido por concepto de impuestos, al tributar en este régimen a uno como contribuyente no se le hace tan importante llevar un control contable ni menos fiscal, pues con la simple declaración bimestral era suficiente, al pasar el tiempo el negocio logro prosperar y mis ingresos fueron aumentando pero la situación fiscal continuo igual pues las declaraciones bimestrales se seguían presentando con una cuota fija mínima al igual que las anteriores, deposite los ingresos en distintas cuentas personales que actualmente no tienen mucho movimiento. En el 2014 de acuerdo a la nueva ley tributo en el régimen de incorporación fiscal, por asesoría de un contador controlo más mis ingresos y gastos por lo cual abrí una cuenta fiscal para identificar estas operaciones, pero ahora no se como disponer correctamente de mis antiguas cuentas personales sin meterme en problemas con hacienda, ya que necesito disponer de esos fondos para distintos gastos personales, y con las declaraciones que en estos últimos 18 meses he presentado, mis utilidades no justifican mi capacidad para realizar tales gastos ¿qué me podría recomendar? ¿Cuál es la forma más prudente para poder disponer de esos fondos? Muchas gracias.
Hola Adi, buenos días.
En realidad no tienes por qué tener problema alguno. El hacer uso de los recursos que tienes en tus cuentas bancarias no representan ningún riesgo ante Hacienda (él fisco sólo grava tus ingresos, no tus gastos). ¿En qué debes tener cuidado?
1) Tus tarjetas de crédito y otros préstamos con entidades financieras págalos a través de transferencias electrónicas o vía domiciliación a esas cuentas;
2) Por ningún motivo saques dinero en efectivo en una cuenta para depositarlo en otra. Usa transferencias electrónicas;
3) No hay ningún cuidado en especial que debas tener para retirar dinero en efectivo para pagar productos o servicios.
¡Éxito!
Buen día tengo una duda,espero me pueda ayudar.
Mi esposo es extranjero que está actualmente terminando su residencia médica, acaba de cambiar su estatus migratorio debido a que ahora ya le es necesario trabajar, ya lo dimos de alta en el SAT por honorarios,; sus padres le mandan dinero para poder mantener su estancia aquí y ese dinero lo hemos guardado en el banco, nuestro miedo es que Hacienda le quiera cobrar o le cuestioné de dónde vienen esos ingresos (esos fueron antes de darse de alta).
Que nos recomienda hacer con el dinero recibido por su trabajo?? Guardarlo en esa cuenta o abrir otra?
En caso de que metamos el dinero recibido por los honorarios en la misma cuenta, Hacienda nos va a pedir explicación de dónde sale ese dinero?
Los honorarios recibidos por mi esposo no alcanzan para cubrir todas nuestras necesidades por lo que sí necesitamos disponer de los ahorros de mi esposo.
Y una duda más,me podría recomendar alguna buena aplicación para hacer los recibos de honorarios?
Muchas gracias por su tiempo
Buen día Samantha,
Como dice el artículo, siempre será recomendable mantener separadas las cuentas de ahorro de las de los ingresos, por lo que sí les recomendaría abrir una cuenta para la recepción de los honorarios. Del dinero que les envían los papás de tu esposo, mientras sean por medios electrónicos y la cuenta esté al nombre de él no deben tener problema alguno, ya que las donaciones entre padres e hijos (así como entre cónyuges) se consideran ingresos libres de impuestos.
¡Éxito! Y mis mejores deseos para esta nueva etapa 😀
Holas buenas tardeS, espero esté muy bien. Soy dueño de un pequeño restaurante y actualmente tengo un cuenta en Bancomer.. sin embargo me comentan que abra una cuenta fiscal para manejar los ingresos y egresos de mi negocio, sin embargo leyendo su respuesta comenta que no hay cuentas fiscales. Mi pregunta es, que yo puedo realizar los gastos mayores a 2000 pesos por transferencia o bien mediante tarjeta.. sin embargo para cubrir facturas menores..por ejemplo 5 de 1500 cada una. debo retirar dinero de mi cuenta… para este retiro debo de girar un cheque a mi nombre forzosamente para poder retirar el dinero ó sólo acudir a ventanilla y retirar los 7500 pesos sin necesidad del cheque (el punto es que no quiero manejar cheques) por eso trato que la mayoría de mis facturas no sean mayores a 2000 pesos.. Gracias por su ayuda de antemano… –
Hola Orlando,
Para estas inquietudes es conveniente no perder de vista que lo que se necesita es poder demostrar el destino de tus recursos. Al retirar efectivo de ventanilla, en el banco sólo aparece el concepto «retiro en efectivo» y no se puede demostrar documentalmente que lo retiraste tú para cubrir gastos de caja chica. Es obvio que si eres el único con firma para retirar sólo tú podrías haberlo sacado, pero si la autoridad se quiere poner difícil podría entercarse con la demostración.
Otro detalle es que tu registro de caja chica debe cuadrar con los retiros para la devolución del dinero utilizado, lo cual es sencillo con un cheque. En el caso de retiros en efectivo, necesitas que el retiro sea del mismo monto de lo que devolverás a la caja chica para que a través del Estado de Cuenta puedas hacer la relación… Pero quedas sujeto, nuevamente, a la interpretación de la autoridad.
En conclusión, se puede hacer lo que deseas. Sí, pero complicas un poco las cosas para futuras comprobaciones (claro, sólo en caso de que sean requeridas).
¡Éxito!
Hola Mauricio, tengo una duda. Mi esposo acaba de abrir su negocio. Ya esta dado de alta en el Régimen de incorporación fiscal y no sabe que cuenta de abrir. Su cantador le dice que una cuenta fiscal, en donde los bancos como dicen solo se inventan esas cuentas. Yo tengo entendido que cualquier cuenta, sea perfiles, ahorro, que cuente con cheques y este a su nombre es suficiente para que le depositen sus clientes y el haga sus gastos y de tal manera hacer su declaración. Otra cosa el tiene una tarjeta de débito que le servia para que le depositen su sueldo, era asalariado antes. Esa le puede servir? Por cierto quiere abrir la cuenta en Banamex pero no sabemos que cuenta es la correcta para que haga su declaración.
En espera de tu amable, respuesta. Gracias.
Hola Alicia,
Antes que otra cosa ¡Felicidades por el paso que han dado! Se requiere coraje para independizarse, pero con la determinación y actitud adecuados, estoy seguro que verán sus objetivos volverse realidad.
Estás en lo correcto: Cualquier cuenta bancaria puede ser utilizada como cuenta fiscal, siendo lo recomendable que la utilice exclusivamente para fines del negocio. Lo ideal sería que maneje chequera debido a que los pagos mayores a $2000, para que sean deducibles, deben ser pagados por medios electrónicos o con cheque, y no todos sus proveedores contarán con terminales para pagar con tarjeta de débito. Por este motivo recomendaría abrir una cuenta con cheques en vez de utilizar la cuenta de nómina que mencionas.
Respecto a qué cuenta de Banamex utilizar, sé que existe una cuenta que se llama Perfiles la cual maneja chequera, pero desconozco lo relativo a comisiones. Sería cuestión que acudan a una sucursal con un ejecutivo y le consulten.
¡Éxito en su nueva aventura!
Muchas gracias, Mauricio.
No hay de qué Alicia, ha sido un placer aportar mi granito de arena para el crecimiento de su negocio 🙂
Hola Mauricio Priego mi duda es la siguiente estoy dado de alta como persona física en el nuevo régimen de incorporación fiscal, presto servicios de electricidad, y tengo una cuenta en bancomer de cheques y ahí recibo las transferencias de los pagos que me realizan, ademas ahí mismo realizo depósitos en efectivo, así como también los pagos de compras de materiales, pagos que no son de mi actividad y retiros en efectivo que me recomendarías hacer en este caso para llevar un mejor control ya que ahora todas las cuentas a nombre del contribuyente son fiscalizables?