Cuando un emprendedor decide poner un negocio, comúnmente utiliza su cuenta bancaria para depositar los ingresos de las ventas del día y retirar lo necesario para pagar a sus proveedores y los gastos de su negocio. Y como es su cuenta personal, también deposita ahí cualquier dinero que reciba (incluso en muchas ocasiones es la cuenta donde le depositan su salario en su trabajo), retirando lo que necesita para sus gastos familiares, y pagando sus gustos y paseos con su tarjeta de débito. Pero, ¿Es ésta una buena práctica? ¿Qué consecuencias tiene?
Consecuencias Administrativas
El primer problema al que te enfrentas de seguir esta práctica, es en administrar correctamente los recursos separando lo que es de tu negocio de lo que es tuyo:
- Si bien puedes llevar el control en una hoja de cálculo o a través de aplicaciones y programas informáticos, corres el riesgo de olvidar capturar algún movimiento y después no recordar en qué lo utilizaste. Y cuando el emprendedor es una persona práctica y dinámica a la que no le gusta mucho la rutina de llevar registros, el riesgo de omitir movimientos es aún mayor. De esta manera, al final del mes, el emprendedor no sabría cuánto de ese dinero es suyo y cuánto es de su negocio, haciendo uso indiscriminado de los recursos comunes.
- Adicionalmente, al tener el dinero en una misma cuenta no hay nada que te limite al hacer retiros, al pagar con la tarjeta de débito o al extender un cheque, por lo que puedes tomar indiscriminadamente el dinero de tus recursos personales o de los de tu negocio, siendo muy fácil que cuando te des cuenta ya no tengas dinero para pagar la mercancía después de pagar la colegiatura de tus hijos o viceversa.
- Es común utilizar el estado de cuenta del banco para verificar los ingresos y gastos del negocio, comparando los movimientos bancarios con los registros de ventas y pagos realizados durante el período (a esto se le llama Conciliación Bancaria). Pero si tienes movimientos personales, puede llevarte a confusiones y malas interpretaciones. Por ejemplo: de ver un retiro que no tiene relación con un pago realizado, no podrías saber si fue un gasto personal o un gasto del negocio que se omitió registrar.
Consecuencias fiscales
Alrededor del mundo los diferentes gobiernos están restringiendo las operaciones en efectivo alineando a ciudadanos y negocios a realizar sus operaciones a través de los sistemas financieros. ¿El motivo? La trazabilidad: Debido a las regulaciones internacionales, los instituciones financieras (bancos incluidos) tiene la obligación de llevar un estricto registro de las operaciones (quién le deposita cuánto dinero a quién y en qué fecha) lo que permite a autoridades fiscales y judiciales determinar de forma precisa el origen de los recursos en una cuenta. Y si a esto sumamos que además la autoridad fiscal sabe cuánto ganas oficialmente por tu declaración de ingresos, de no haber una relación razonable entre lo que reportaste como ingresos con los depósitos recibidos en cuentas del sistema financiero y tarjetas de crédito, entras en algo llamado Discrepancia Fiscal:
- Al utilizar una sola cuenta bancaria, todos los ingresos de esa cuenta son susceptibles a ser interpretados por la autoridad fiscal como ingresos de tu negocio incluyendo el dinero en efectivo que te hayan regalado tus papás en tu cumpleaños o el dinero que te devolvió un amigo al que hiciste un préstamo para resolver una emergencia.
- Debido a lo anterior es altamente probable que ante la autoridad fiscal quedes en Discrepancia Fiscal: Un total depositado en tu cuenta mayor al total de ingresos que declaraste.
- ¡Pero ése dinero no fueron ingresos del negocio! Cierto, pero ante cualquier autoridad la única manera de demostrar algo es a través de evidencias, y en el caso del fisco, de evidencias documentales. Hacienda tiene una evidencia de este tipo contra ti: tu propio estado de cuenta donde pueden verse los depósitos, pero tú ¿cómo puedes demostrar documentalmente que ése depósito fue un regalo de tus papás por tu cumpleaños?
- Si bien es cierto que generalmente el dinero que los papás regalan a sus hijos se considera totalmente libre de impuestos (en México se considera una donación, y está exenta según el artículo 93 fracción XXIII de la LISR), también es posible que los papás le compren productos o contraten los servicios de su hijo, lo cual ya no es una donación sino un ingreso. Y si en una misma cuenta tienen tu cuenta personal y la del negocio, ¿cómo demostrarías que es donación y no venta?
- Para la autoridad fiscal es sencillo: Si no puedes demostrar que la discrepancia fiscal se debe a ingresos exentos de impuestos, entonces los considera ingresos no declarados por los cuales estás obligado a pagar impuesto (en México, artículo 91 de la LISR).
Conclusiones y recomendación
Por todo lo comentado anteriormente queda clara la respuesta a la pregunta inicial:
No es una buena práctica el utilizar una misma cuenta bancaria para el resguardo y administración de tus recursos personales y los de tu negocio. En vez de ello, abre sendas cuentas independientes entre sí para los recursos de tu negocio y para tus recursos personales.
Y una nota final: si tienes varios negocios, la lógica es muy parecida a lo que vimos anteriormente. Por tanto, la recomendación es tener una cuenta bancaria independiente por cada negocio que abras (en caso de sucursales de un mismo negocio, el tema fiscal desaparece por lo que es tu decisión el manejar una única cuenta bancaria para todas tus sucursales o una independiente para cada una. Este es ya un tema de preferencias y administración interna).
¡Éxito!
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Holas buenas, espero esté muy bien. Soy dueño de un pequeño restaurante y actualmente tengo un cuenta en Bancomer.. sin embargo me comentan que abra una cuenta fiscal para manejar los ingresos y egresos de mi negocio, sin embargo leyendo su respuesta comenta que no hay cuentas fiscales. Mi pregunta es, que yo puedo realizar los gastos mayores a 2000 pesos por transferencia o bien mediante tarjeta.. sin embargo para cubrir facturas menores..por ejemplo 5 de 1500 cada una. debo retirar dinero de mi cuenta… para este retiro debo de girar un cheque a mi nombre forzosamente para poder retirar el dinero ó sólo acudir a ventanilla y retirar los 7500 pesos sin necesidad del cheque (el punto es que no quiero manejar cheques) por eso trato que la mayoría de mis facturas no sean mayores a 2000 pesos.. Gracias por su ayuda de antemano…
Todo ingreso a cualquier cuenta que tengas el SAT lo considera un ingreso, si tienes varias cuentas en varios BANCOS el SAT puede accesar a datos bancarios y te puede dar una sorpresa, lo que les recomiendo es que si tienes un negocio solo manejes una tarjeta para ese fín porque de otra manera se crea una discrepancia Fiscal y te pueden bloquear tus recursos.
hola!
buena tarde Mauricio la verdad es que tengo muchas dudas , si me conviene abrir una cuenta fiscal, envés de la de perfiles?, es que acudí al banco y me dicen que la tengo que abrir la cuenta fiscal con 8000, yo estoy dada de alta en hacienda como persona física con actividad empresarial, y quiero saber el uso que puedo tener con una cuenta bancaria fiscal? En mi negocio ningún cliente paga con cheque o por transferencia , entonces como debo hacer mis movimientos con mi cuenta fiscal?
Hola Dulce,
No es necesario que contrates una cuenta fiscal como tal. Éstos son instrumentos específicos de los bancos y que son requeridos cuando los negocios han rebasado cierto tamaño, raramente alcanzado por emprendedores y en general por profesionistas independientes. En realidad puedes utilizar cualquier cuenta incluyendo la Perfiles, siendo el único cuidado que debes tener el que sólo la utilices para las operaciones de tu negocio, transfiriendo a tu cuenta personal lo que vayas a utilizar para gastos personales.
¡Éxito!
Buen día, Mauricio mi duda es la siguiente: en mi trabajo yo manejo caja chica, pero los depósitos los realizan a mi cuenta de nomina y yo solo envío comprobación de los mismos, ya le he comentado a mi jefe que cambie esta situación y aun no lo hace, que me recomiendas que realice ya que periódicamente realizan los depósitos a mi tarjeta de nomina.
Saludos…
Hola Rogelio,
Si bien lo ideal es que no te depositen ése dinero en tu cuenta de nómina sino en una cuenta propia de la empresa (hasta para la empresa por temas de control financiero y transparencia es recomendable), con una carta de tu trabajo donde comenten que es tu responsabilidad el manejo de la caja chica y guardando tú una copia de las facturas que pagas para la empresa (de preferencia por medios electrónicos desde esa cuenta) debería ser suficiente para demostrar, en caso de que el fisco te requiriese, para demostrar que ése dinero no es un ingreso adicional. Sin embargo no dejes de presionar a tu patrón para que abra la cuenta, no tiene consecuencias negativas para él o ella de ningún tipo.
¡Éxito!
Hola buen día, una duda..yo cuento con una cuenta perfiles Banamex a mi nombre desde hace alrededor de 7 años, y actualmente cuento tambien con una tarjeta debito Banorte de nómina, estoy por emprender un negocio, mi duda es si debiera de abrir una cuenta nueva a mi nombre para iniciar las operaciones de mi negocio o puedo utilizar la cuenta de Banamex? y si es asi a partir de mi alta ante Hacienda debiera utilizarla exclusivamente para manejo del negocio? te agradezco mucho la asesoria que me puedas brindar.
Hola Judith, buenos días.
Antes que nada, ¡felicidades por tu determinación de emprender tu propio negocio! Será un placer aportar mi granito de arena 😉
Como se menciona en el artículo, lo recomendable es que la cuenta bancaria de tu negocio sea exclusiva para ese fin, e incluso que cuando vayas a pagarte tu sueldo transfieras el dinero a otra cuenta y retirarlo y realizar tus pagos personales con esta última. Bien podría ser la Perfiles la del negocio, y la de Banorte la cuenta eje donde recibas tus ingresos personales (sueldo si es que seguirás trabajando, transferencia de la cuenta de tu negocio).
¡Éxito en tus proyectos!
la verdad que estaba haciendo demasiado mal mi estimado amigo, llevo las cuentas mi negocio en una hoja de calculo pero solo manejaba una cuenta de ahorro donde ponía todo el dinero a mover, en cualquier eventualidad de inmediato cogía de la cuenta y luego todo esta descuadrado… gracias por los consejos.
No hay de qué Ivan, me alegra haber podido aportar mi granito de arena 😉
¡Éxito!
Soy arquitecto independiente y tengo un despacho de Prestación de Servicios para Proyectos y Construcción. Cuento con dos cuentas bancarias, una Persona Moral y otra Persona Física, ambas con tarjeta de débito y chequera.
La cuenta Persona Moral se utiliza para todo tipo de proyecto u obra donde se realiza un contrato y se facturan los ingresos. Se tuvo un ingreso recientemente y requiero retirar a través de facturas del mes pasado que pagué personalmente. ¿cómo se puede realizar correctamente?
La cuenta Persona Física la utilizo exclusivamente para la realización de varias Obras en Administración (casas habitación) perfectamente separadas, en el cual se realiza previamente un Contrato de Prestación de Servicios Profesionales por Administración de obra, donde incluye la descripción y los alcances de los trabajos encomendados, detalles de la ejecución del trabajo, percepción y forma de pago, tiempo de ejecución y la forma de entrega del trabajo.
Los ingresos por estas Obras en Administración (casas habitación) son realmente cantidades recibidas provisionalmente para pagar por cuenta del cliente, los subcontratos, materiales y mano de obra aprobados por nuestro despacho, así como nuestros honorarios por el servicio profesional que prestamos.
Para ello, se realiza su control complementario que se lleva a cabo en el mismo recibo. Tomando en cuenta que la comprobación al cliente estará integrada por documentación a nombre del mismo, según:
1. Factura de materiales.
2. Recibos de servicios profesionales.
3. Facturas o recibos de subcontratos.
4. Lista de rayas
5. Pagos laborales
6. Pagos fiscales
7. Pagos municipales.
8. Recibos de honorarios
Por lo cual se realizan 3 tipos de recibos en las Obras por administración:
1. Por anticipo (de gastos a comprobar para la construcción de su obra).
2. Por reembolso y honorarios (de gastos hechos por su cuenta para la construcción de su obra).
3. De liquidación (total de la administración para la construcción de su obra).
¿Estoy bien con este sistema o qué aconsejas?
Hola Fernando,
En general te felicito por tu estrategia: está bien planeada y estructurada. Sin embargo tiene un detalle: ése dinero que te da el cliente para que tú realices las compras y contrataciones pertinentes son un ingreso, y aunque desgloses en la factura para qué está siendo utilizado, al final es un ingreso que tiene que reportarse como tal al fisco. ¿Cómo evitar que te cobren impuestos por ello? Sólo hay un camino: metiendo las facturas correspondientes a lo comprado y contratado.
El mundo de la obra tiene una complicación adicional: Es posible que entre las contrataciones estén directamente albañiles que no están dados de alta ante el SAT. Como comprenderás ése no es problema del SAT (para el fisco, son evasores fiscales), por lo que el dinero que les pagues no hay manera de deducirlo de impuestos a menos que se den de alta también en el SAT y les factures, que los contrates bajo el régimen de honorarios asimilables a sueldos y salarios (en los cuales tú les das de alta en el SAT, les retienes los impuestos entregándolos al fisco), o que de plano les des de alta como patrón.
Espero haber aclarado tu inquietud…
Éxito en tus proyectos.
Hola amigo, yo tengo una duda acerca de las tarjetas, tengo por ejemplo 2 bancos:
1. Banamex- Mi cuenta para negocios, cuenta maestra opciones para personas fisicas con actvididad empresarial, ahi tengo mi chequera, una tarjeta de debito y bancanet.
2. Santander- 2 tarjetas de credito, y la antigua de debito donde depositvan mi nomina.
Mi pregunta es, puedo hacer compras del negocio con mi tarjeta de credito del otro banco y pagarlas con una transferencia bancaria desde mi cuenta en banamex( de negocio). O como harías tu ?.
Saludos y Gracias.
Muy buen articulo, te felicito.
Hola Jaime,
Me alegra que la información te haya sido de utilidad. Esa es mi mejor recompensa 🙂
¿Cómo lo haría yo? Precisamente como lo mencionas: Los pagos que realizo para mi negocio con mi tarjeta de crédito en el banco A, lo pago con transferencias desde la chequera de mi actividad profesional (cuenta fiscal) desde el banco B 😉
¡Éxito!
Buenas noches yo tengo una pregunta si yo depósito en cuentas bancarias dinero que recibo d e tandas y prestamos de financieras para ahorrar para cuando este viejita y no cuento con un negocio es necesario declarar impuestos y con seria si es el caso
Y para abrir una cuenta personal con que cantidad máxima es en estaría abrirla
Buenos días Marisol,
El dinero de las tandas y los préstamos no se consideran ingresos, por lo que no hay que pagar impuestos por ellos. El riesgo lo tendrías sólo si estás recibiendo depósitos en efectivo por un monto igual o mayor a los $15 mil en un mes. Si las cantidades son menores, en realidad no tienes nada de qué preocuparte.
¡Éxito!
Mauricio me encanto tu articulo en verdad eres una persona profesional. Mira tengo una duda, yo apenas emprendi un negocio con un amigo. Vendemos barras para hacer ejercicio pero aun no nos damos de alta en el SAT. La verdad estamos empezando, pero a veces nos hacen depositos por 10000, 12000, siempre menos de 20000 personas de toda la republica a las cuales les enviamos las barras hasta su hogar. Crees que tengamos problemas con hacienda si apenas estamos empezando? Que podriamos hacer para no pagar tantos impuestos en dado caso que nos manden hablar??
Hola David,
Me alegra que el artículo te haya sido de utilidad. Esa es mi mayor recompensa 🙂
Aquí el principal inconveniente es en cómo te realizan los depósitos. Si es en efectivo y te están haciendo más de dos depósitos al mes, definitivamente Hacienda está enterada de tus operaciones, aunque es probable que no les requiera por el momento sino hasta después del mes de abril del próximo año, momento en que las personas físicas debemos realizar nuestra declaración anual. (Podría esto no suceder, pero es el riesgo).
Si tú y tu amigo están pensando que las barras son un buen negocio el cual consideran desarrollar, lo recomendable sería que se dé de alta alguno de ustedes en hacienda bajo el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), el cual brinda diferentes beneficios fiscales (como no pagar impuestos durante el primer año) para así darles la oportunidad de consolidar su negocio antes de empezar a pagar impuestos.
Éxito!
Muy buen y muy ameno el artículo.
Una pregunta: un amigo me pidió que le prestara mi cuenta de nómina, para que ahí le depositaran unos pagos, tal vez hasta $50,000.00 en un lapso de 6 meses, lo han estado haciendo con cheque, que repercusión tendría? igual que si fuera en efectivo?
Gracias!
Hola Esme,
Me alegra que el artículo te haya parecido interesante y ameno. El saber que te es de utilidad es mi mayor recompensa 🙂
El depósito con cheque se considera un pago electrónico por lo que no cae en la ley de depósitos en efectivo, es decir, no se informan a Hacienda los depósitos realizados por más de 15 mil pesos como ocurre con el efectivo. (Pero sí los mayores a cien mil, así que mucho ojo). De cualquier modo procura evitar situaciones como esta… Es tan sencillo abrir una cuenta bancaria que te hace preguntarte por las verdaderas intenciones de quien solicita este tipo de favores.
¡Éxito!