Cuando un emprendedor decide poner un negocio, comúnmente utiliza su cuenta bancaria para depositar los ingresos de las ventas del día y retirar lo necesario para pagar a sus proveedores y los gastos de su negocio. Y como es su cuenta personal, también deposita ahí cualquier dinero que reciba (incluso en muchas ocasiones es la cuenta donde le depositan su salario en su trabajo), retirando lo que necesita para sus gastos familiares, y pagando sus gustos y paseos con su tarjeta de débito. Pero, ¿Es ésta una buena práctica? ¿Qué consecuencias tiene?
Consecuencias Administrativas
El primer problema al que te enfrentas de seguir esta práctica, es en administrar correctamente los recursos separando lo que es de tu negocio de lo que es tuyo:
- Si bien puedes llevar el control en una hoja de cálculo o a través de aplicaciones y programas informáticos, corres el riesgo de olvidar capturar algún movimiento y después no recordar en qué lo utilizaste. Y cuando el emprendedor es una persona práctica y dinámica a la que no le gusta mucho la rutina de llevar registros, el riesgo de omitir movimientos es aún mayor. De esta manera, al final del mes, el emprendedor no sabría cuánto de ese dinero es suyo y cuánto es de su negocio, haciendo uso indiscriminado de los recursos comunes.
- Adicionalmente, al tener el dinero en una misma cuenta no hay nada que te limite al hacer retiros, al pagar con la tarjeta de débito o al extender un cheque, por lo que puedes tomar indiscriminadamente el dinero de tus recursos personales o de los de tu negocio, siendo muy fácil que cuando te des cuenta ya no tengas dinero para pagar la mercancía después de pagar la colegiatura de tus hijos o viceversa.
- Es común utilizar el estado de cuenta del banco para verificar los ingresos y gastos del negocio, comparando los movimientos bancarios con los registros de ventas y pagos realizados durante el período (a esto se le llama Conciliación Bancaria). Pero si tienes movimientos personales, puede llevarte a confusiones y malas interpretaciones. Por ejemplo: de ver un retiro que no tiene relación con un pago realizado, no podrías saber si fue un gasto personal o un gasto del negocio que se omitió registrar.
Consecuencias fiscales
Alrededor del mundo los diferentes gobiernos están restringiendo las operaciones en efectivo alineando a ciudadanos y negocios a realizar sus operaciones a través de los sistemas financieros. ¿El motivo? La trazabilidad: Debido a las regulaciones internacionales, los instituciones financieras (bancos incluidos) tiene la obligación de llevar un estricto registro de las operaciones (quién le deposita cuánto dinero a quién y en qué fecha) lo que permite a autoridades fiscales y judiciales determinar de forma precisa el origen de los recursos en una cuenta. Y si a esto sumamos que además la autoridad fiscal sabe cuánto ganas oficialmente por tu declaración de ingresos, de no haber una relación razonable entre lo que reportaste como ingresos con los depósitos recibidos en cuentas del sistema financiero y tarjetas de crédito, entras en algo llamado Discrepancia Fiscal:
- Al utilizar una sola cuenta bancaria, todos los ingresos de esa cuenta son susceptibles a ser interpretados por la autoridad fiscal como ingresos de tu negocio incluyendo el dinero en efectivo que te hayan regalado tus papás en tu cumpleaños o el dinero que te devolvió un amigo al que hiciste un préstamo para resolver una emergencia.
- Debido a lo anterior es altamente probable que ante la autoridad fiscal quedes en Discrepancia Fiscal: Un total depositado en tu cuenta mayor al total de ingresos que declaraste.
- ¡Pero ése dinero no fueron ingresos del negocio! Cierto, pero ante cualquier autoridad la única manera de demostrar algo es a través de evidencias, y en el caso del fisco, de evidencias documentales. Hacienda tiene una evidencia de este tipo contra ti: tu propio estado de cuenta donde pueden verse los depósitos, pero tú ¿cómo puedes demostrar documentalmente que ése depósito fue un regalo de tus papás por tu cumpleaños?
- Si bien es cierto que generalmente el dinero que los papás regalan a sus hijos se considera totalmente libre de impuestos (en México se considera una donación, y está exenta según el artículo 93 fracción XXIII de la LISR), también es posible que los papás le compren productos o contraten los servicios de su hijo, lo cual ya no es una donación sino un ingreso. Y si en una misma cuenta tienen tu cuenta personal y la del negocio, ¿cómo demostrarías que es donación y no venta?
- Para la autoridad fiscal es sencillo: Si no puedes demostrar que la discrepancia fiscal se debe a ingresos exentos de impuestos, entonces los considera ingresos no declarados por los cuales estás obligado a pagar impuesto (en México, artículo 91 de la LISR).
Conclusiones y recomendación
Por todo lo comentado anteriormente queda clara la respuesta a la pregunta inicial:
No es una buena práctica el utilizar una misma cuenta bancaria para el resguardo y administración de tus recursos personales y los de tu negocio. En vez de ello, abre sendas cuentas independientes entre sí para los recursos de tu negocio y para tus recursos personales.
Y una nota final: si tienes varios negocios, la lógica es muy parecida a lo que vimos anteriormente. Por tanto, la recomendación es tener una cuenta bancaria independiente por cada negocio que abras (en caso de sucursales de un mismo negocio, el tema fiscal desaparece por lo que es tu decisión el manejar una única cuenta bancaria para todas tus sucursales o una independiente para cada una. Este es ya un tema de preferencias y administración interna).
¡Éxito!
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HOLA, tengo una duda, apenas me di de alta como Regimen de Incorporacion Fiscal, aunque ya llevo tiempo con mi negocio, en mi cuenta bancaria dispongo de poco dinero, pero necesito hacer varias compras y hacerlas deducibles por que ya voy a empezar a facturar, como debo de ingresar el dinero a mi cuenta, siendo que lo tengo en efectivo pero no se habia facturado, basta con no revasar los $15 mil pesos mensuales? o como los puedo incorporar a mi cuenta para empezar a hechar a andar mi negocio y no tener problemas con el SAT
Hola Andrés,
Como es tu primer año en el RIF, tienes el beneficio de estar excento del pago de impuestos por el primer año. Por tanto, sugeriría que no hagas cosas raras y mejor empieza con el pie derecho.
Deposita el efectivo en tu cuenta bancaria y genera una factura al público en general (Nombre: Público en general, RFC: XAXX010101000), Con uso de CFDI «Gastos en General», forma de pago «Efectivo» y «En una sola exhibición», siendo el concepto «Ventas (o servicios, dependiendo de tu negocio) al público en general del mes de Mayo».
Como es posible que generes más ingresos durante el mes y que parte de ese dinero será en efectivo y sin que te pidan factura tus clientes, sugiero te esperes a los últimos días de mayo para generar tu factura, poniendo por importe el total de los depósitos en efectivo que hayas realizado a tu cuenta (y por los que no te hayan solicitado factura, claro). Esta es una práctica que realizarás mes con mes.
¡Éxito en tu negocio!
buenas tardes, tengo una duda, si mis depositos en efectivo a mi cuenta exceden de $15,000.00 al mes, se tomaran como ingresos, pero como puedo comprobar que no son ingresos?
Buenos días Armando,
El principio básico ante el SAT es que, todo lo que afirmes, debes poder comprobarlo de manera documental. Y en general, la manera de hacerlo es a través de una factura electrónica. Por tanto, para demostrar que el dinero depositado no es un ingreso, necesitarías una evidencia documental que lo compruebe, y que de preferencia que sea una factura electrónica.
Ahora bien, afirmas que no son ingresos… Si es dinero que alguien te regala por el motivo que sea, es considerado un ingreso por «Donativos». Por tanto, puede facturarse como lo que es, un donativo, el cual no te genera impuestos siempre y cuando no se rebasen 3 UMA elevados al año (Equivale a 29 mil pesos al año). Después de ese monto, sí deben pagarse impuestos por el excedente.
Te comparto esta liga con más información al respecto: ¿Cuáles son los ingresos libres de impuestos para las Personas Físicas?
Espero que la información te sea de utilidad, ¡Éxito!
hola . tengo una duda soy nueva en esto de la administracion de empresa de la chequera de la empresa donde trabajo salieron dos cheques de cierta cantidad uno para el presidente de la empresa y otro `para la esposa q es la vicepresidente de la misma q se hace en ese caso se les da un recibo de pago por las cantidades del cheque como para justificar que fue un prestamo de accionistas
Hola Ana,
En realidad hay muchas maneras para manejarlo. La mejor recomendación que te puedo dar es que te acerques con el contador de la empresa y le preguntes cómo han manejado ese tipo de operaciones en el pasado. En lo referente a registro contable es muy importante guardar congruencia, y en el caso de tesorería, tener evidencia documental de todas las erogaciones que se realicen para evitarte dolores de cabeza futuros.
Cualquier detalle adicional, por aquí seguimos 😉
Para que un gasto sea deducible, si el mismo supera los $2000.00, entonces debe realizarse con cheque, tarjetas de credito o debito o con una transferencia electronica. Si YO realizo un deposito a MI cuenta fiscal para poder realizar la transferencia. podria tomarse como INGRESO? deberia realizar un cfdi que respalde ese deposito?
Hola Kevin,
Mientras en un mes tus depósitos en efectivo sean menores a 15 mil pesos, no tienes nada de qué preocuparte.
Si los rebasas, el punto es el origen de ése dinero… El banco lo considerará como un ingreso hasta que demuestres que no lo es. Y emitir el CFDI sólo reforzará que efectivamente es un ingreso teniendo que pagar los impuestos correspondientes.
les agradezco inifnitamente toda la información, me es de mucha ayuda. gracias y felicidades
Es un placer aportar nuestro granito de arena María 😉
¡Éxito en tus proyectos!
Hola, mi duda es la siguiente, estuve un tiempo dado de alta como persona fisica con actividad empresarial, me pagaban con cheque y bueno estaba al corriente con mis declaraciones, al final abrí una cuenta pero me despidieron y nunca me depositaron a esa cuenta. Suspendi mis actividades. Qué pasa si me depósitan a esa cuenta? en automático se activa mi actividad ante el SAT?
Hola Lalo,
Para activar o suspender tus actividades fiscales es directamente con el SAT. El banco no reportará nada al SAT a menos que
1) Recibas en un solo mes 15 mil pesos o más en efectivo
2) Recibas en una sola transferencia o pago con cheque 100 mil pesos o mas
En cualquier otro caso, el banco no reporta ninguna operación el SAT.
Ahora bien, lo que no mencionas y sí es un tema delicado es ¿suspendiste tus actividades? Porque si no lo hiciste, mantienes la obligación de hacer tus declaraciones así sea en ceros, y de no hacerlo podrías buscarte problemas con el tiempo. Así que si no has suspendido actividades, acércate al SAT quienes tienen personal que te asesorará en el procedimiento gratuitamente.
Excelente día!
Hola qué tal me encontré con este blog que me a sacado de algunas dudas es maravilloso pero aún tengo algunas , tengo 24 años y recientemente abri un negocio de toldos y lonas , como soy el único en esto en mi familia y las personas que me ayudan a elaborarlos no trabajan fijamente conmigo , entonces solo reciben como una comisión si de puede llamar así , mi duda es si me doy de alta en hacienda aún teniendo 1 mes y medio o dos con mi negocio y no teniendo un ingreso promedio bien establecido abra problema que en el pasar del tiempo o de los años acabe pagando alguna cosa y otra que tipo de cuenta sería recomendable abrir solamente para mí negocio ??? (( cuenta corriente , cuenta nómina , etc etc )) espero poder ser claro muchas gracias
Buen dia. Tengo una duda. Acabo de inscribirme en el RIF y yo tenia mi cuenta bancaria en Banamex, el contador me dijo que abriera otra cuenta en Banorte que por que es mas barato. La utilidad de mi negocio quisiera poder guardarla en mi cuenta personal para no tenerla en la fiscal. y mi contador dice que no se puede, que ni con cheque ni transferencia, que si quiero apenas en efectivo. pero me queda la duda de que si deposito efectivo no tengo manera de comprobar que es mi dinero. Lo mismo me dice que haga con la tarjeta de credito. Esta en lo correcto??
Agradeceria su respuesta
Buenos dias, Si yo deposito dinero en una cuenta de debito que me gano vendiendo pasteles es decir $3000 semanales pero no estoy dada de alta en hacienda solo se los vendo a la gente en la calle y no lo veo como negocio si no como hobbie hacienda me puede meter a la carcel?
Buenos días. Mi pregunta es en que rubro de la declaración anual se debe de anotar los ingresos por becas CONACYT. Estoy dada de alta en Hacienda como persona física,. Gracias
Buen día, vi tu post y creo que me puedes resolver una duda.
Conacyt no te pone trabas, o te quita la beca si estás dada de alta en hacienda?
He buscado y buscado y no encuentro nada al respecto.