Cuando un emprendedor decide poner un negocio, comúnmente utiliza su cuenta bancaria para depositar los ingresos de las ventas del día y retirar lo necesario para pagar a sus proveedores y los gastos de su negocio. Y como es su cuenta personal, también deposita ahí cualquier dinero que reciba (incluso en muchas ocasiones es la cuenta donde le depositan su salario en su trabajo), retirando lo que necesita para sus gastos familiares, y pagando sus gustos y paseos con su tarjeta de débito. Pero, ¿Es ésta una buena práctica? ¿Qué consecuencias tiene?
Consecuencias Administrativas
El primer problema al que te enfrentas de seguir esta práctica, es en administrar correctamente los recursos separando lo que es de tu negocio de lo que es tuyo:
- Si bien puedes llevar el control en una hoja de cálculo o a través de aplicaciones y programas informáticos, corres el riesgo de olvidar capturar algún movimiento y después no recordar en qué lo utilizaste. Y cuando el emprendedor es una persona práctica y dinámica a la que no le gusta mucho la rutina de llevar registros, el riesgo de omitir movimientos es aún mayor. De esta manera, al final del mes, el emprendedor no sabría cuánto de ese dinero es suyo y cuánto es de su negocio, haciendo uso indiscriminado de los recursos comunes.
- Adicionalmente, al tener el dinero en una misma cuenta no hay nada que te limite al hacer retiros, al pagar con la tarjeta de débito o al extender un cheque, por lo que puedes tomar indiscriminadamente el dinero de tus recursos personales o de los de tu negocio, siendo muy fácil que cuando te des cuenta ya no tengas dinero para pagar la mercancía después de pagar la colegiatura de tus hijos o viceversa.
- Es común utilizar el estado de cuenta del banco para verificar los ingresos y gastos del negocio, comparando los movimientos bancarios con los registros de ventas y pagos realizados durante el período (a esto se le llama Conciliación Bancaria). Pero si tienes movimientos personales, puede llevarte a confusiones y malas interpretaciones. Por ejemplo: de ver un retiro que no tiene relación con un pago realizado, no podrías saber si fue un gasto personal o un gasto del negocio que se omitió registrar.
Consecuencias fiscales
Alrededor del mundo los diferentes gobiernos están restringiendo las operaciones en efectivo alineando a ciudadanos y negocios a realizar sus operaciones a través de los sistemas financieros. ¿El motivo? La trazabilidad: Debido a las regulaciones internacionales, los instituciones financieras (bancos incluidos) tiene la obligación de llevar un estricto registro de las operaciones (quién le deposita cuánto dinero a quién y en qué fecha) lo que permite a autoridades fiscales y judiciales determinar de forma precisa el origen de los recursos en una cuenta. Y si a esto sumamos que además la autoridad fiscal sabe cuánto ganas oficialmente por tu declaración de ingresos, de no haber una relación razonable entre lo que reportaste como ingresos con los depósitos recibidos en cuentas del sistema financiero y tarjetas de crédito, entras en algo llamado Discrepancia Fiscal:
- Al utilizar una sola cuenta bancaria, todos los ingresos de esa cuenta son susceptibles a ser interpretados por la autoridad fiscal como ingresos de tu negocio incluyendo el dinero en efectivo que te hayan regalado tus papás en tu cumpleaños o el dinero que te devolvió un amigo al que hiciste un préstamo para resolver una emergencia.
- Debido a lo anterior es altamente probable que ante la autoridad fiscal quedes en Discrepancia Fiscal: Un total depositado en tu cuenta mayor al total de ingresos que declaraste.
- ¡Pero ése dinero no fueron ingresos del negocio! Cierto, pero ante cualquier autoridad la única manera de demostrar algo es a través de evidencias, y en el caso del fisco, de evidencias documentales. Hacienda tiene una evidencia de este tipo contra ti: tu propio estado de cuenta donde pueden verse los depósitos, pero tú ¿cómo puedes demostrar documentalmente que ése depósito fue un regalo de tus papás por tu cumpleaños?
- Si bien es cierto que generalmente el dinero que los papás regalan a sus hijos se considera totalmente libre de impuestos (en México se considera una donación, y está exenta según el artículo 93 fracción XXIII de la LISR), también es posible que los papás le compren productos o contraten los servicios de su hijo, lo cual ya no es una donación sino un ingreso. Y si en una misma cuenta tienen tu cuenta personal y la del negocio, ¿cómo demostrarías que es donación y no venta?
- Para la autoridad fiscal es sencillo: Si no puedes demostrar que la discrepancia fiscal se debe a ingresos exentos de impuestos, entonces los considera ingresos no declarados por los cuales estás obligado a pagar impuesto (en México, artículo 91 de la LISR).
Conclusiones y recomendación
Por todo lo comentado anteriormente queda clara la respuesta a la pregunta inicial:
No es una buena práctica el utilizar una misma cuenta bancaria para el resguardo y administración de tus recursos personales y los de tu negocio. En vez de ello, abre sendas cuentas independientes entre sí para los recursos de tu negocio y para tus recursos personales.
Y una nota final: si tienes varios negocios, la lógica es muy parecida a lo que vimos anteriormente. Por tanto, la recomendación es tener una cuenta bancaria independiente por cada negocio que abras (en caso de sucursales de un mismo negocio, el tema fiscal desaparece por lo que es tu decisión el manejar una única cuenta bancaria para todas tus sucursales o una independiente para cada una. Este es ya un tema de preferencias y administración interna).
¡Éxito!
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Yo tengo una duda. Acabo de ingresar a una empresa. Sin embargo, para pagarme en nomina sacaron a traves de una solicitud en el banco que deseaban sacar una tarjeta debito nomina a mi nombre con un token para hacer transferencias, ya que ellos harian transferencias a mi cuenta porque algunas personas como salen constantemente de viaje y no puedo darles el dinero yo se los transfiero. Pero por lo que estoy leyendo creo que seria un lavado de dinero y seria a mi nombre. Y quiero saber si estoy en lo cierto y si tendria un efecto en otra cuenta bancaria que cuento que es de debito, que no tiene nada que ver con esta empresa. Si cancelo la cuenta podria acabar esto o que me recomiendan hacer?
Buenos días Susana.
Como decía mi abuela «No hagas cosas buenas que parezcan malas»… Me llama y mucho la atención que el token para transferencias lo vayan a utilizar para realizar operaciones «a tu nombre» en una cuenta que es completamente diseñada para empleados (tarjeta de nómina). Quizá la empresa donde trabajas lo está haciendo para ahorrarse comisiones y costos, pero al final del camino ante el banco y Hacienda esa cuenta es tuya.
¿Qué es lo correcto? Que la persona que tenga la representación legal de la empresa para realizar operaciones financieras abra una cuenta y que te otorguen a ti los permisos y firmas correspondientes, de manera que para el banco y Hacienda quede claro que la cuenta no es tuya, y al mismo tiempo que tú sólo respondas por aquellas operaciones realizadas con tu firma electrónica. El que utilicen tu cuenta y tu token te deja desprotegida en muchos sentidos.
Habla con tu patrón y confiemos que todo se arregle de la mejor manera.
¡Éxito!
Hola Mauricio, yo tengo un pequeño negocio y como bien dices manejo en la misma cuenta el dinero del negocio y el propio; mi duda es que si yo habro otra cuenta, de igual manera para el SAT es otra cuenta que hay verificar, no se si me explico?
Porque al fin y al cabo si manejo por ejemplo 3 tarjetas de credito, 1 de cheques (negocio) y 1 de debito (propia), el Sat de todas formas enlasara las unas con las otra no?
Ademas tengo otra duda, obviamente del negocio salen mis gastos y estos no pueden deducirse (ya que soy la dueña del negocio), de que forma se comprueban estos gastos?
Buenos días Alejandra.
Al abrir una cuenta bancaria el banco te solicita tus datos personasles, los cuales comprueba a través de una identificación oficial y comprobantes de domicilio. Los bancos reportan esta información a Hacienda, quien tiene potentes programas informáticos para identificar al contribuyente a través de esos datos. Es lógico pensar que si entre los datos das tu RFC o tu CURP, esta identificación es aún más rápida y efectiva.
Ahora bien. La idea de tener una cuenta para tu uso personal y otra para tu negocio no es para tratar de despistar a Hacienda, sino para hacerte a ti mas sencilla la tarea de diferenciar los movimientos y demostrar documentalmente qué movimientos corresponde a cual de tus actividades. Si Hacienda te requiriese por ejemplo porque vendiste tu auto particular y metiste ese dinero al banco, al tener separadas tus cuentas es más sencillo identificar el movimiento en el estado de cuenta correspondiente y relacionarlo con el contrato de compra-venta firmado con quien compró el cliente y la baja del vehículo a tu nombre ante el departamento de protección y vialidad de tu comunidad.
Respecto a tus gastos, como dueña del negocio puedes deducir aquellos gastos que necesitas para operar, como es pago de teléfono, internet, gasolina de tu auto, celular, compra de materia prima, etc. Y como persona física puedes deducir tus gastos personales como colegiaturas, honorarios médicos o ahorro para el retiro entre otros.
En todos los casos anteriores debes solicitar la factura correspondiente a tu proveedor, con la diferencia que los gastos de tu negocio los informas a Hacienda cada mes, y los gastos personales durante tu declaración anual. Para esto es recomendable, si no quieres complicarte la vida, el apoyo de un contador.
Confío haber aclarado tus inquietudes, si no… aquí seguimos 😉
¡Éxito!
Hola tengo una duda me depositaron un préstamo personal a mi cuenta pero en esa cuenta manejo todo revuelto precisamente como lo mencionas de mi negocio con gastos personales, el problema es que ahorita con las reformas no se como ponerme en orden y no tener problemas con el sat y no se como manejar ese préstamo lo tendría que declarar o como le hago para no tener problemas. Ojala pudieras ayudarme.
Hola,estoy empezando un pequeño negocio de bisuteria,y aparte trabajo y me depositan en una cuenta mi nomina,no tengo cuentas de ahorro,ni tarjetas,
¿ Puedo depositar mis ingresos extras de la bisuteria en mi cuenta de nomina ?
O no es conveniente?? Gracias!! 🙂
Hola Ale.
Si estás empezando y los ingresos son bajos, no le veo inconveniente… Pero si pretendes hacer de esto un negocio en forma, es mejor que abras una cuenta bancaria adicional por lo comentado en el artículo. Hay cuentas por las cuales no te cobran comisiones 😉
Éxito en tu negocio 😉
Eh leido algunas sugerencias de la pagina que me resultan interesantes, en este caso estoy por registrarme en estos dias como RIF para un negocio de reparaciones electronicas y venta de refacciones, tengo una tarjeta de credito (personal) y la tarjeta de Banco azteca Guardadito. Mi pregunta es que si puedo usar una de ellas como medio electronico para hacer compras mayores a $2000 como lo marca la ley? o debo abrir una cuenta especialmente para el negocio que entre sus caracteristicas tenga la chequera.
Como lo sugiere el articulo, pretendo usar la tarjeta de «guardadito» (pero ésta no maneja chequera y segun entendí no se puede hacer depositos en efectivo fuera de la ciudad)para manejar las finanzas del negocio y dejar la tarjeta de credito para uso personal.
Ricardo, buenos días.
Antes que nada te felicito por tu determinación para emprender un negocio y estar buscando hacer las cosas bien desde el principios. Emprendedores como tú son los que hacen crecer al país 😀
Respecto a tu inquietud… Dos puntos
1. Para que tus gastos mayores a $2000 sean deducibles de impuestos tienen que ser realizados por medios electrónicos o cheques nominativos (a nombre de tu proveedor), es decir, que pagos con tarjetas de crédito o débito sí son deducibles.
2. La forma como pretendes llevar a cabo la estrategia que menciona el artículo no es la adecuada. El punto es que tengas una cuenta de débito para tu uso personal y otra distinta para tu negocio, de manera que separes los gastos y principalmente los ingresos personales de los de la empresa. La idea es que cuando quieras tomar dinero de tu ganancia para tus uso personal, lo transfieras de la cuenta de tu empresa a la personal. Respecto a pagar las cosas de tu negocio con tu tarjeta de crédito, realmente no hay inconveniente siempre que también la pagues con transferencia electrónica (punto a tomar en cuenta: el riesgo de usar tu tarjeta de crédito tanto para gastos personales como los de tu negocio, es que al final no logres separar los pagos y termines endeudado. Sólo ten cuidado en este punto).
Finalmente una recomendación: Tengo un artículo que considero te será de mucha utilidad para tu negocio. Te sugiero leerlo 😉
El reto del emprendedor: Ganar dinero al tiempo que capitaliza su negocio
Mis mejores deseos de éxito para tu emprendimiento!
Muchas gracias por tus palabras, y leere el articulo que mencionas. Con respecto a mi pregunta no se si enrede todo, la Tarjeta de credito la quiero usar para mis asuntos personales, y la tarjeta de debito usarla para manejar las compras y ventas del negocio. No se si lo que me dijiste es que eso no es lo adecuado.
Si comprendo eso de transferir ganancias a mi cuenta personal que lo que yo planeo sea desde la tarjeta de debito hacia la tarjeta de credito. O tu me estas sugiriendo que use la tarjeta de credito para el negocio y la de debito para mis cuentas personales?
Buenos días Ricardo, es un placer volver a saludarte.
Quizá no fui claro… Lo recomendable es lo siguiente:
– Cuenta de ahorro/débito para tu uso personal y cobro de nómina (de aplicar esto último)
– Tarjeta de crédito para tu uso personal como mencionas
– OTRA cuenta de débito para la gestión de ingresos y gastos de tu negocio.
Como te das cuenta, estamos hablando de tres cuentas de las cuales por el momento, según recuerdo, sólo tienes dos. Lo recomendable es sacar la tercera.
Por cierto ¿qué te pareció el artículo recomendado?
Mis mejores deseos para esta semana que inicia 😉
MUy bien tomare mucho en cuenta tus recomendaciones, y el articulo que me recomendaste me ha sido de utilidad para organizarme de forma mas efectiva y eficiente, cualquier otra cosa que surja estare aqui pendiente de las publicaciones de esta pagina, muchas gracias de nuevo y seguimos en contacto.
Ricardo, me alegra haber podido aportar mi granito de arena para el éxito de tu negocio.
Recibe un fuerte abrazo 😉
Buenas noches Mauricio, cuando me hacen una transferencia (SPEI) de “X” Banco a mi Banco, éstas también están sujetas a ser declaradas ? hay un monto máximo para poder recibirlas sin ser llamado a declarar a el SAT ? Gracias de antemano, saludos.
Buenas tardes Mauricio, tengo una duda de cuya respuesta posiblemente dependa mi futuro academico, te agradecere mucho si pudieras contestarme. Recibi una beca federal por parte del CONACYT para estudiar una maestria. Me di de baja y tengo que regresar el monto que se me deposito por concepto de beca (aproximadamente $35,000) ¿si hago el deposito en efectivo, tengo que justificar de donde obtuvo este recurso ? tengo la idea de que por ser devolución de beca no paga impuestos y no tengo que justificarlos (me lo darian familiares). Si lo hago asi podre solicitar la beca y asi volver a estudiar. Te lo agradeceria mucho.
Muchas gracias por dedicarnos mucho de tu apreciable tiempo
Buenos días Hugo.
¿El dinero lo vas a depositar a una cuenta del CONACYT? De ser así no tienes problema alguno ya que el dinero se considera un ingreso para el CONACYT y no para ti. Lo qué si te aconsejaría es guardar el documento donde te diste de baja así como el comprobante del depósito para cualquier aclaración futura que necesitases.
¡Éxito!
Hola buenas noches y de veras muchas gracias, es una respuesta muy importante para mi, ahora a seguir adelante.
Muy buenos consejos y otra vez te lo agradezco sinceramente
No hay de qué Hugo, me alegra haber sido útil 🙂
Y como dices, ¡a seguir adelante! 😀
Buenos días, Sr. Mauricio: agradeciendo sus comentarios y tiempo dedicado a quienes necesitamos gente como Usted para solventar las dudas que surgen con todo este marasmo de los impuestos, se que es una cultura que debemos adquirir para que este país funcione mejor financieramente, al menos esa es la idea, Dios nos libre de los malos gobernantes y realmente lo recaudado sea para beneficio del país.
Pregunta : nuestro negocio es una tortillería anexo a ella también tenemos una tienda de abarrotes prácticamente en el mismo local, debo de manejar los ingresos de la tortillería y abarrotes en una misma cuenta o sería conveniente hacerlo en cuentas separadas. La cuenta de la tortillería ya la abrimos a nombre de mi esposa y yo como cotitular, realmente el ingreso de abarrotes es poco 300 a 400 pesos diarios por el horario que manejamos de 8 a 4 pm. En caso de sugerir otra cuenta esta sería también a nombre de mi esposa?. GRACIAS.
Buenas tardes.
Quiero plantearle lo siguiente: Mi esposa y yo tenemos un negocio, ella es la que está dada de alta ante Hacienda como persona física y a su nombre expedimos las facturas del negocio y con sus datos solicitamos las facturas de compra. Ambos tenemos cuentas bancarías, pero en bancos diferentes. Ambas cuentas son personales, no son fiscales. Con la cuenta de ella realizamos las compras a los proveedores, y como la cuenta no es fiscal las facturas que nos envian los proveedores son con cantidades menores o iguales a $2000.00. En ocasiones por cuestiones de tiempo yo deposito a mi cuenta y después realizo la trasnferencia a la cuenta de ella para que después hagamos el pago al proveedor. En ocasiones con una tarjeta de crédito a mi nombre hago pagos del negocio o compro cosas personales. Mi pregunta es ¿Para no tener Discrepancia Fiscal la cuenta de mi esposa debe de ser FISCAL?. ¿Qué hago con mi cuenta bancaria?. Gracias.
Buenas tardes José.
En realidad no tienen problemas fiscalmente hablando por no tener una «cuenta fiscal». Para no entrar en discrepancia fiscal lo único que tienen que hacer es que los ingresos del negocio se depositen en una única cuenta, y que los depósitos de esa cuenta cuadren con lo que declaran a Hacienda. Es por ello que, como dice el artículo, lo recomendable es no mezclar en una misma cuenta tu dinero personal (en este caso el de tu esposa) y el de su negocio. Abran una cuenta exclusiva para el negocio sin importar que no sea fiscal.
Como te imaginarás, tampoco depositen «por tiempo» en tu cuenta. Siempre háganlo en la cuenta del negocio. Y para que tomes «tu parte del negocio» de la forma más sencilla posible, manéjenlo como donación de tu esposa (entre cónyuges es totalmente libre de impuestos), para lo cual ella debe tomar sus ganancias a través de transferencia bancaria de la cuenta del negocio a la suya personal, y de la suya personal transferirte a ti lo que te corresponda.
¡Éxito!
Hola Mauricio, buen artículo:
Es interesante que la nueva administración del SAT está tomando una fuerza fiscalizadora tremenda: estoy de acuerdo que muchos mexicanos no pagan impuestos (como la señora que vende gorditas, o quien te cobra 20% por pagar con TdC y no reportar la venta), pero los que sí pagamos y somos cautivos, Hacienda sólo ve la manera de exprimir hasta el último centavo. La ley es la ley, pero ya quiero ver a Hacienda en Abril de 2015 intentando procesar los cientos de casos de discrepancia fiscal porque la esposa paga una TdC con dinero del esposo. Claro que esto es demostrable, pero administrativamente sólo hace más engorrosos los procesos de lo que ya de por sí son.
Se me hace curioso que el sistema bancario no haya puesto resistencia a este estrictísimo control de operaciones ya que la gente no va a querer sacar créditos, o depositar su dinero en el sistema bancario. Me suena a que los bancos apostarán sus ganancias (record en 2013) a nosotros los clientes cautivos.
Saludos!
Hola nuevamente Felipe.
Concuerdo contigo respecto a la fuerza que está tomando el SAT… Lo único que espero (la esperanza es lo último que muere) es que todo ese dinero sirva para dar mayor bienestar a la población e impulsar el crecimiento del país, y no que acabe en los bolsillo de la clase política y amigos cercanos.
Respecto a los bancos… En realidad lo que se está haciendo está alineado a las regulaciones internacionales, por lo que los bancos, al formar parte del sistema financiero global, no tienen mucho que debatir: conocen las reglas que están dictadas desde hace ya varios años pero que no se habían instrumentado en nuestro país.
En fin. Te deseo tengas un gran día 😉