Cuando un emprendedor decide poner un negocio, comúnmente utiliza su cuenta bancaria para depositar los ingresos de las ventas del día y retirar lo necesario para pagar a sus proveedores y los gastos de su negocio. Y como es su cuenta personal, también deposita ahí cualquier dinero que reciba (incluso en muchas ocasiones es la cuenta donde le depositan su salario en su trabajo), retirando lo que necesita para sus gastos familiares, y pagando sus gustos y paseos con su tarjeta de débito. Pero, ¿Es ésta una buena práctica? ¿Qué consecuencias tiene?
Consecuencias Administrativas
El primer problema al que te enfrentas de seguir esta práctica, es en administrar correctamente los recursos separando lo que es de tu negocio de lo que es tuyo:
- Si bien puedes llevar el control en una hoja de cálculo o a través de aplicaciones y programas informáticos, corres el riesgo de olvidar capturar algún movimiento y después no recordar en qué lo utilizaste. Y cuando el emprendedor es una persona práctica y dinámica a la que no le gusta mucho la rutina de llevar registros, el riesgo de omitir movimientos es aún mayor. De esta manera, al final del mes, el emprendedor no sabría cuánto de ese dinero es suyo y cuánto es de su negocio, haciendo uso indiscriminado de los recursos comunes.
- Adicionalmente, al tener el dinero en una misma cuenta no hay nada que te limite al hacer retiros, al pagar con la tarjeta de débito o al extender un cheque, por lo que puedes tomar indiscriminadamente el dinero de tus recursos personales o de los de tu negocio, siendo muy fácil que cuando te des cuenta ya no tengas dinero para pagar la mercancía después de pagar la colegiatura de tus hijos o viceversa.
- Es común utilizar el estado de cuenta del banco para verificar los ingresos y gastos del negocio, comparando los movimientos bancarios con los registros de ventas y pagos realizados durante el período (a esto se le llama Conciliación Bancaria). Pero si tienes movimientos personales, puede llevarte a confusiones y malas interpretaciones. Por ejemplo: de ver un retiro que no tiene relación con un pago realizado, no podrías saber si fue un gasto personal o un gasto del negocio que se omitió registrar.
Consecuencias fiscales
Alrededor del mundo los diferentes gobiernos están restringiendo las operaciones en efectivo alineando a ciudadanos y negocios a realizar sus operaciones a través de los sistemas financieros. ¿El motivo? La trazabilidad: Debido a las regulaciones internacionales, los instituciones financieras (bancos incluidos) tiene la obligación de llevar un estricto registro de las operaciones (quién le deposita cuánto dinero a quién y en qué fecha) lo que permite a autoridades fiscales y judiciales determinar de forma precisa el origen de los recursos en una cuenta. Y si a esto sumamos que además la autoridad fiscal sabe cuánto ganas oficialmente por tu declaración de ingresos, de no haber una relación razonable entre lo que reportaste como ingresos con los depósitos recibidos en cuentas del sistema financiero y tarjetas de crédito, entras en algo llamado Discrepancia Fiscal:
- Al utilizar una sola cuenta bancaria, todos los ingresos de esa cuenta son susceptibles a ser interpretados por la autoridad fiscal como ingresos de tu negocio incluyendo el dinero en efectivo que te hayan regalado tus papás en tu cumpleaños o el dinero que te devolvió un amigo al que hiciste un préstamo para resolver una emergencia.
- Debido a lo anterior es altamente probable que ante la autoridad fiscal quedes en Discrepancia Fiscal: Un total depositado en tu cuenta mayor al total de ingresos que declaraste.
- ¡Pero ése dinero no fueron ingresos del negocio! Cierto, pero ante cualquier autoridad la única manera de demostrar algo es a través de evidencias, y en el caso del fisco, de evidencias documentales. Hacienda tiene una evidencia de este tipo contra ti: tu propio estado de cuenta donde pueden verse los depósitos, pero tú ¿cómo puedes demostrar documentalmente que ése depósito fue un regalo de tus papás por tu cumpleaños?
- Si bien es cierto que generalmente el dinero que los papás regalan a sus hijos se considera totalmente libre de impuestos (en México se considera una donación, y está exenta según el artículo 93 fracción XXIII de la LISR), también es posible que los papás le compren productos o contraten los servicios de su hijo, lo cual ya no es una donación sino un ingreso. Y si en una misma cuenta tienen tu cuenta personal y la del negocio, ¿cómo demostrarías que es donación y no venta?
- Para la autoridad fiscal es sencillo: Si no puedes demostrar que la discrepancia fiscal se debe a ingresos exentos de impuestos, entonces los considera ingresos no declarados por los cuales estás obligado a pagar impuesto (en México, artículo 91 de la LISR).
Conclusiones y recomendación
Por todo lo comentado anteriormente queda clara la respuesta a la pregunta inicial:
No es una buena práctica el utilizar una misma cuenta bancaria para el resguardo y administración de tus recursos personales y los de tu negocio. En vez de ello, abre sendas cuentas independientes entre sí para los recursos de tu negocio y para tus recursos personales.
Y una nota final: si tienes varios negocios, la lógica es muy parecida a lo que vimos anteriormente. Por tanto, la recomendación es tener una cuenta bancaria independiente por cada negocio que abras (en caso de sucursales de un mismo negocio, el tema fiscal desaparece por lo que es tu decisión el manejar una única cuenta bancaria para todas tus sucursales o una independiente para cada una. Este es ya un tema de preferencias y administración interna).
¡Éxito!
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Consulta, si en 2012 se me realizo un deposito a cuenta bancaria (700,000) como un préstamo para un posible compra de una casa, pero al final éste dinero ya no se ocupo y se regreso de igual manera en transferencia, de éste movimiento existe alguna obligación fiscal?. .hasta que momento, por ser 2015 tendría para que por parte de SAT, en caso de aplicar, me pidan algo de información al respecto?…. agradezco su atención…. urgente!!
Hola María.
Por lo pronto te comento que no te angusties por el tema. Si bien Hacienda tiene cinco años para requerirte (es decir, hasta el 2017), de llegar a suceder es sencillo demostrar lo que comentas gracias a las transferencias. Sólo guarda copia de los comprobantes de las transferencias y de tu estado de cuenta (y de ser posible, de quien te prestó el dinero) para tener evidencia documental.
Duerme tranquila 😉
buenas tardes, una pregunta se pueden paga las colegiaturas del dueño del negocio con cheque.
por favor.
gracias.
Buenos días Juany,
¿A qué te refieres con «colegiaturas del dueño del negocio»? Más allá de eso, no existe inconveniente legal o fiscal para pagar con cheque colegiaturas. Y si lo que se busca es deducir esas colegiaturas para pagar menos impuestos, entonces se TIENE que pagar por cheque o transferencia bancaria como restricción de la autoridad fiscal (Nota: Sólo se pueden deducir colegiaturas de pre-escolar, primaria, secundaria, bachillerato y carreras técnicas).
¡Éxito!
Buenas tardes Mauricio, este año inicie mi negocio y estoy dado de alta como persona física con actividad empresarial.
Tengo actualmente una tarjeta de débito banamex y una tarjeta de crédito del mismo banco, y una tarjeta de débito bamcomer en la que anteriormente se depositaba mi nómina, pero ahora solo la uso de ahorro. Mi pregunta es, puedo ocupar cualquiera de las dos tarjetas de débito, como la tarjeta exclusiva para mi negocio?, y la otra solo para mis gastos personales?, necesito hacer un cambio en el banco para este fin, o es solo cuestión de decidir cual usare para cual fin?, y la ultima pregunta seria, que tarjeta de las dos que tengo de débito, me recomendarías usar como la tarjeta para mi negocio?, la de banamex en la cual también tengo una tarjeta de crédito, o la de bamcomer?.
Gracias por tu artículo, y por tu amable respuesta.
Hola Mauricio:
Muchas gracias por toda tu ayuda que de verdad es mucha para todos nosotros que apenas estamos aprendiendo a manejar las finanzas del negocio ante hacienda. Mi pregunta es:
Los gastos pagados en efectivo por menos de $2000 los retiro de la cuenta donde deposito mis ingresos por ventas , pero como hacienda sabe que fueron para pagar a mis proveedores y no gastos personales? Me refiero que como es un retiro de efectivo al final como puedo retirar mi utilidad justificando ese gasto que no esta referenciado? Hay un limite de retiro en efectivo? Muchas gracias ! Excelente dia
Que tal Mauricio! Me encantó tu artículo y me esclareció algunas cosas, sin embargo aun tengo algunas dudas, por ello te platico mi situación:
Yo soy estudiante, pero tengo 2 trabajos en instituciones educativas diferentes como programador y desarrollador web, en el primero de esos trabajos recibo 2 depósitos quincenales de $3900 y en el segundo empleo obtengo mensualmente un cheque nominativo por $1500 el cual religiosamente deposito a otra cuenta de ahorro en el mismo banco.
Adicional a todo esto, tengo tiempo trabajando en el sector de equipo de cómputo al por menor, pero sin estar registrado en ningún lado, puesto que quien trabajaba conmigo era quien estaba dado de alta en hacienda, hacia declaraciones, tenia contador, etc.
Hace 1 semana apenas me di de alta en hacienda en el régimen de incorporación fiscal, y la verdad es que estoy bastante inexperto en todos estos temas y no sé si me convenga estar trabajando con mi cuenta de nómina para mi empresa, debido a que en ocasiones me toca invertir algo de ese capital en algunas de las ventas que hago o me convenga abrir una nueva cuenta, la cual sea de persona física en la institución bancaria con la que trabajo.
En un principio me parecía más fácil convertir mi cuenta de nómina en una cuenta de persona física, puesto que tendría todo en un solo lugar y ahi saldrían transferencias a mis proveedores y entrarían los pagos de mis clientes, etc. y lo que me detiene de hacerlo es que no sé si con esta práctica pueda tener algún problema de que me quieran cobrar también impuestos de mi nómina o de algún servicio que llevé a cabo y que se me pagó pero del cual yo no pagué nada. Y que por ejemplo si saco dinero para ir al super, hacienda también pueda preguntar que para que salió ese dinero.
Talvez las pregunas son un poco tontas, pero la verdad es que no he encontrado a nadie que me asesore como se debe, porque cuando ven la edad que tengo creen que todo es de mentiritas, y aunque en un principio asi fue, actualmente, a mis 18 años, la actividad empresarial que desempeño me está dejando buenas ganancias mensualmente
Saludos y quedo a la espera de tu consejo
Hola Carlos,
Me alegra que el artículo te haya sido de utilidad, y más aún que tengas el coraje de emprender tu propio negocio. ¡Felicidades!
En realidad no hay ningún inconveniente con lo que estás haciendo siempre y cuando el dinero entre tus cuentas lo transfieras electrónicamente y no realices retiros/depósitos en efectivo entre ellas. Ahora bien, por cuestión de orden, lo ideal es que tengas tu cuenta de nómina de la cual retires para tus gastos personales (súper, cine, comida, etc) y otra en la cual deposites los ingresos de tu negocio y con la cual pagues los gastos de tu negocio con tarjeta de débito o transferencia bancaria (consumibles, Internet, el celular, etc). Finalmente, para tomar tus utilidades, únicamente transfieres de la cuenta de tu negocio a la de nómina.
Si mantienes lo anterior, no tienes por qué tener problema alguno con el fisco 😉
¡Éxito con tu negocio!
Estimado Mauricio, encuentro su artículo muy interesante y me genera algunas preguntas que espero me pueda responder.
Yo estoy contratado por una empresa en donde me pagan por medio de 2 depósitos quincenales (según nos comentan los contadores de la empresa es un esquema bajo la ley, pero eso puede ser otro tema). El caso es que recibo 2,000 pesos en un depósito y 16,000 pesos en otro, es decir que mensualmente recibo, en 4 depósitos a la misma cuenta, la suma de 36 mil pesos. El área contable de la empresa se encarga de presentar las declaraciones de los empelados y francamente desconozco la forma en que lo hacen.
Adicionalmente ofrezco servicios de soporte técnico por mi cuenta a otra empresa por lo cual recibo a una cuenta diferente la suma de 22 mil pesos mensuales por los cuales no declaro absolutamente nada ni doy factura o comrpbante alguno. De ese monto transfiero el 50% a la cuenta de un amigo que me ayuda con el soporte, de tal forma que solo conservo 11 mil pesos en mi cuenta. De ahí tomo 6 mil para mis gastos y el resto lo transfiero a la primer cuenta (donde me paga la empresa con la que estoy contratado).
Todos mis gastos (pago de hipoteca, pago de tarjeta de crédito y demás compras) las realizo desde la primer cuenta (donde me paga la empresa con la que estoy contratado).
¿Esta forma de prestar servicios y de manejar mis cuentas me puede traer problemas con el SAT? ¿Que me recomienda hacer?
Le agradezco de antemano su respuesta y lo felicito por la forma en la que aborda cada caso presentado de quienes en ocasiones hacemos las cosas sin conocer las leyes y las consecuencias que nos puede traer.
Saludos.
Hola. Interesante articulo.
Tengo unas dudas respecto al manejo de cuentas, primero apertura una cuenta, pero la pregunta del ejecutivo es si era fiscal o personal, la diferencia me explicaban en que los cheques esta impreso el rfc y las comisiones son mas caras en la fiscal, por lo que opte por una personal, quedando y teniendo la duda si ¿existe algún problema con la deducción de gastos o pagos realizados de la cuenta?
la otra duda es si hay algún problema en los retiros en efectivo de la tarjeta y de ventanilla, respaldado con facturas menores a 2 mil, puede llamar la atención al SAT, ¿los retiros frecuentes en efectivo?
DE ANTEMANO AGRADEZCO SU RESPUESTA.
Hola Sarahi.
Disculpa, pero honestamente no entendí el caso que nos compartes. ¿Abriste una cuenta para tu negocio (En realidad es indistinto si es «fiscal» o no. Todas las cuentas son fiscalizadas y el hecho de que sean «fiscales» para efectos prácticos es sólo para que los bancos tengan un producto más para comercializar), y pretenden con ella realizar tus gastos personales? Porque si es así, de ello trata precisamente el artículo. Te invito a leerlo y, de tener inquietudes adicionales, con gusto seguimos conversando 😉
¡Éxito!
Hola Mauricio;
Muy buen articulo e información facil de entender. Déjame preguntar si no es mucha molestia lo siguiente;
Soy Persona Fisica con Act. Emp. y estoy en proceso de abrir mi negocio. Me encuentro en la etapa de planeación y creación de la empresa donde todavía no tengo ingresos, lo unico que tengo es inversion o gasto para la creación de la misma.
Ahora me piden tener una cuenta fiscal para asociar con el negocio. Mi pregunta seria: ¿Con cuanto dinero $$, tu recomiendas, que se deba abrir la cuenta la primera vez? – Yo cuento con dinero que tengo en cuenta de debito de mismo banco que son de mis ahorros.
Recomiendas que transfiera de esa cuenta a la nueva cuenta o un deposito en efectivo como lo indica en banco.
Felicidades!
PC..
Hola! Di con tu blog debido a una duda existencial que tengo 🙂
Soy persona fisica y hago mi propia declaracion anual. El año pasado mi esposa y yo comenzamos un negocio y a los clientes les estuvimos dando mi cuenta de nomina para que realizaran depositos por las ventas de nuestros productos. El total de las ventas en el año no debe rebasar los 20 mil pesos. Como me podra afectar eso en mi proxima declaracion anual?
Saludos!
CON LA FINALIDAD DE FELICITARTE Y DECIRTE QUE ERES UN GRAN APOYO PARA ESTUDIANTES COMO YO.
GRACIAS!!!