Cuando un emprendedor decide poner un negocio, comúnmente utiliza su cuenta bancaria para depositar los ingresos de las ventas del día y retirar lo necesario para pagar a sus proveedores y los gastos de su negocio. Y como es su cuenta personal, también deposita ahí cualquier dinero que reciba (incluso en muchas ocasiones es la cuenta donde le depositan su salario en su trabajo), retirando lo que necesita para sus gastos familiares, y pagando sus gustos y paseos con su tarjeta de débito. Pero, ¿Es ésta una buena práctica? ¿Qué consecuencias tiene?
Consecuencias Administrativas
El primer problema al que te enfrentas de seguir esta práctica, es en administrar correctamente los recursos separando lo que es de tu negocio de lo que es tuyo:
- Si bien puedes llevar el control en una hoja de cálculo o a través de aplicaciones y programas informáticos, corres el riesgo de olvidar capturar algún movimiento y después no recordar en qué lo utilizaste. Y cuando el emprendedor es una persona práctica y dinámica a la que no le gusta mucho la rutina de llevar registros, el riesgo de omitir movimientos es aún mayor. De esta manera, al final del mes, el emprendedor no sabría cuánto de ese dinero es suyo y cuánto es de su negocio, haciendo uso indiscriminado de los recursos comunes.
- Adicionalmente, al tener el dinero en una misma cuenta no hay nada que te limite al hacer retiros, al pagar con la tarjeta de débito o al extender un cheque, por lo que puedes tomar indiscriminadamente el dinero de tus recursos personales o de los de tu negocio, siendo muy fácil que cuando te des cuenta ya no tengas dinero para pagar la mercancía después de pagar la colegiatura de tus hijos o viceversa.
- Es común utilizar el estado de cuenta del banco para verificar los ingresos y gastos del negocio, comparando los movimientos bancarios con los registros de ventas y pagos realizados durante el período (a esto se le llama Conciliación Bancaria). Pero si tienes movimientos personales, puede llevarte a confusiones y malas interpretaciones. Por ejemplo: de ver un retiro que no tiene relación con un pago realizado, no podrías saber si fue un gasto personal o un gasto del negocio que se omitió registrar.
Consecuencias fiscales
Alrededor del mundo los diferentes gobiernos están restringiendo las operaciones en efectivo alineando a ciudadanos y negocios a realizar sus operaciones a través de los sistemas financieros. ¿El motivo? La trazabilidad: Debido a las regulaciones internacionales, los instituciones financieras (bancos incluidos) tiene la obligación de llevar un estricto registro de las operaciones (quién le deposita cuánto dinero a quién y en qué fecha) lo que permite a autoridades fiscales y judiciales determinar de forma precisa el origen de los recursos en una cuenta. Y si a esto sumamos que además la autoridad fiscal sabe cuánto ganas oficialmente por tu declaración de ingresos, de no haber una relación razonable entre lo que reportaste como ingresos con los depósitos recibidos en cuentas del sistema financiero y tarjetas de crédito, entras en algo llamado Discrepancia Fiscal:
- Al utilizar una sola cuenta bancaria, todos los ingresos de esa cuenta son susceptibles a ser interpretados por la autoridad fiscal como ingresos de tu negocio incluyendo el dinero en efectivo que te hayan regalado tus papás en tu cumpleaños o el dinero que te devolvió un amigo al que hiciste un préstamo para resolver una emergencia.
- Debido a lo anterior es altamente probable que ante la autoridad fiscal quedes en Discrepancia Fiscal: Un total depositado en tu cuenta mayor al total de ingresos que declaraste.
- ¡Pero ése dinero no fueron ingresos del negocio! Cierto, pero ante cualquier autoridad la única manera de demostrar algo es a través de evidencias, y en el caso del fisco, de evidencias documentales. Hacienda tiene una evidencia de este tipo contra ti: tu propio estado de cuenta donde pueden verse los depósitos, pero tú ¿cómo puedes demostrar documentalmente que ése depósito fue un regalo de tus papás por tu cumpleaños?
- Si bien es cierto que generalmente el dinero que los papás regalan a sus hijos se considera totalmente libre de impuestos (en México se considera una donación, y está exenta según el artículo 93 fracción XXIII de la LISR), también es posible que los papás le compren productos o contraten los servicios de su hijo, lo cual ya no es una donación sino un ingreso. Y si en una misma cuenta tienen tu cuenta personal y la del negocio, ¿cómo demostrarías que es donación y no venta?
- Para la autoridad fiscal es sencillo: Si no puedes demostrar que la discrepancia fiscal se debe a ingresos exentos de impuestos, entonces los considera ingresos no declarados por los cuales estás obligado a pagar impuesto (en México, artículo 91 de la LISR).
Conclusiones y recomendación
Por todo lo comentado anteriormente queda clara la respuesta a la pregunta inicial:
No es una buena práctica el utilizar una misma cuenta bancaria para el resguardo y administración de tus recursos personales y los de tu negocio. En vez de ello, abre sendas cuentas independientes entre sí para los recursos de tu negocio y para tus recursos personales.
Y una nota final: si tienes varios negocios, la lógica es muy parecida a lo que vimos anteriormente. Por tanto, la recomendación es tener una cuenta bancaria independiente por cada negocio que abras (en caso de sucursales de un mismo negocio, el tema fiscal desaparece por lo que es tu decisión el manejar una única cuenta bancaria para todas tus sucursales o una independiente para cada una. Este es ya un tema de preferencias y administración interna).
¡Éxito!
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PUEDO RETIRAR DINERO VIA CAJERO AUTOMATICO PARA GASTOS PERSONALES Y DE PAPELERIA DE MI NEGOCIO. SOY PERSONA FISICA CON ACTIVIDAD PROFESIONAL
Hola, tengo una pequeña miscelánea y estoy registrado como RIF. Lo que quiero saber es si puedo entrar a trabajar en una empresa para comenzar a cotizar lo del imss y del infonavit porque quiero recuperar mis semanas ya cotizadas. El registro ante hacienda seguiría estando a mi nombre y mi esposa se encargaría de atenderlo. Gracias por sus antenciones.
Buenas tardes tengo una duda yo en estos momentos no estoy trabajando pero recibo ayuda de mi novio ya que el tiene el gesto de hacerlo y me lo deposita cada semana a mi cuenta bancaria y de ahí pago mis gastos diarios , tendría algún problema con el banco o en algún momento me pediría comprobar algo ? Ya que son mas o menos 30 mil al mes lo que se está manejando en la cuenta gracias por su respuesta
Buenos días Diana.
Por el importe que mencionas sí estás en riesgo de que Hacienda identifique las operaciones y te requiera para que pagues por los impuestos que recibes. En general una persona física puede recibir donaciones libres de impuestos hasta 70 mil pesos al año… Pero éstos los recibes tú en tan solo tres meses. Podrías reducir el riesgo si fuera por transferencia bancaria en vez de depósito en efectivo, pero aún así no desaparecería.
Éxito en tus proyectos!
Hola, disculpa yo tengo ese problema, y ahora tambien no se como comprobar mis gastos que realizo, ya que hago compras con tarjeta de credito por medio de PayPal, en mis estados de cuenta del banco viene el pago de mis compras y el RFC de PayPal, con eso podria deducir esos gastos de compra de mercancia?
Tengo una pregunta, respecto al RIF, de que me sirve añadir los gastos que no facture? Es bueno capturarlos o no??
Buenas tardes
tengo una duda espero que me pueda ayudar , mi papa estuvo trabajando un tiempo con un amigo y no le había pagado en cuatro meses entonces en el mes de diciembre 2014 su amigo le deposito el sueldo de los cuatro meses de trabajo en su cuenta personal y ahora el tiene que pagar once mil pesos de impuestos lo cual no corresponde ya que es su sueldo de cuatro meses , quisiera saber que podríamos hacer ,para aclarar esto , el no esta registrado en hacienda
Gracias
HOLA, TENGO UNA DUDA, YO SOY ASALARIADA Y ANTERIORMENTE TENIA UN PEQUEÑO NEGOCIO (PAPELERÍA), Y ADEMAS ERA DISTRIBUIDORA DE LA LECHE LICONSA, PERO AHORA EL NEGOCIO PASÓ A NOMBRE DE MI ESPOSO, EL ES QUIEN ESTÁ DADO DE ALTA EN HACIENDA Y REALIZA SUS DECLARACIONES, PERO EN CUESTIÓN DE LA LECHE LICONSA, LAS FACTURAS SIGUEN APARECIENDO A MI NOMBRE PORQUE ESTÁ EN PROCESO EL CAMBIO DE NOMBRE DEL DISTRIBUIDOR, (OSEA MI ESPOSO), MI DUDA ES ¿TENGO YO QUE HACER UNA DECLARACIÓN POR LO DE LA VENTA DE LA LECHE LICONSA? AUNQUE ANTE EL SAT EL NEGOCIO DE LA PAPELERÍA YA NO ESTÉ A MI NOMBRE? ¿EN QUÉ RÉGIMEN, O COMO LE HAGO?.
Hola Albi.
Aquí el punto estriba en quién está reportando los ingresos de la leche Liconsa, ya que si es tu esposo, entonces tienen el detalle de que no podrá deducir el gasto detrás de ese ingreso con el cual los impuestos que tendría que pagar se incrementarán. Tú por tu parte, de no tener ingresos y no planear volver a vender por tu cuenta leche liconsa este mismo año, no tiene ningún sentido que declares la compra de la leche.
Sugeriría conversen del tema con su contador.
¡Éxito!
hola, yo tengo una duda, mi mama tiene una pequeña empresa pero yo soy la que esta dada de alta en hacienda y la cuenta del negocio esta a mni nombre mi duda es la siguiente puedo transferirle de mi cuenta bancaria que es la del negocio a mi mama la ganancia del negocio o puede surgirme un problema con hacienda
Hola Mariela.
Un detalle de concepto… Ante el fisco tú eres la percibe los ingresos del negocio por los cuales entiendo pagan los impuestos correspondientes. A Hacienda no le importa en qué utilices tu dinero, por tanto, el que se lo des a tu mamá, en ningún momento te causaría problemas a ti. Con esto quiero decir que en caso de que Hacienda requiriese a alguien sería a tu mamá para que pague los impuestos correspondientes al ingreso que está recibiendo. Pero repito, esto lo menciono para dejar claro que no es quien entrega el dinero quien tendría un requerimiento, sino el que lo recibe.
Ahora bien, tampoco tu mamá tiene de qué preocuparse ya que la ley fiscal considera las donaciones entre padres e hijos como un ingreso libre de impuestos, es decir, que por todo el dinero que des a tu mamá sin importar el monto, ella no tiene que pagar un solo peso de impuestos 😉
Sólo tienen que cuidar dos cosas:
1) Que el dinero se lo entregues vía transferencia bancaria a su propia cuenta o a través de un cheque nominativo (a su nombre). Esto para que haya evidencia documental de que eres tú quien le está entregando el dinero.
2) Si son más de $600 mil al año, tu mamá debe declararlos en el mes de abril así no pague impuestos por ello.
¡Éxito!
Muy buen artículo Sr. Mauricio.
Me gustaria que me orientara: Tengo dos cuentas bancarias en diferentes bancos, una es personal y la otra para mi negocio pero algunos de mis clientes mas importantes realizan los depositos a mi cuenta personal ya que es del mismo banco de donde ellos Tienen su cuenta y se les facilitan los movimientos y despues yo transfiero casi la totalidad de los depositos a la cuenta de mi negocio, el problema es que ahora me requiere hacienda que justifique esos ingresos a mi cuenta personal. ¿Que puedo hacer?
Saludos
Hola Arturo, buenos días.
Es por ello que no es conveniente mezclar las operaciones personales y del negocio en la misma cuenta. Supongo que tienes las facturas de los pagos de tus clientes… Lo que hay que hacer es conciliar apoyado en una hoja de cálculo, las operaciones en tus estados de cuenta (de las dos cuentas) con tus operaciones comerciales, relacionando cada depósito con la factura que le dio origen. A este reporte de conciliación lo acompañas con tus estados de cuenta y facturas emitidas. Esto te brindará la evidencia documental suficiente para demostrar que los ingresos a tu cuenta pertenecen a facturas ya declaradas.
¡Éxito!
Buenas noches Mauricio, antes que nada agradezco tu valioso tiempo. Llegue a tu sitio por una pregunta anterior relacionada a CONACYT.
Lei tu información respecto a consecuencias fiscales y me surgió una duda. Espero puedas ayudarme. Al igual que Hugo me han otorgado una beca, uno de los requisitos es no trabajar. (Yo lo hacia por mi cuenta).
Di de baja mi RFC y un familiar me presto el suyo para seguir atendiendo el trabajo de un cliente de antaño una vez al mes. Este cliente me deposita a la misma cuenta donde lo hace CONCACYT. La pregunta es ¿Este tipo de instituciones tienen las capacidades legales para pedir mi estado de cuenta y con ello enterarse de esa pequeña actividad?.
Gracias por tu tiempo e información.
Buenos días Raúl.
No te preocupes que CONACYT no tiene figura jurídica alguna para solicitar al banco tus estados de cuenta. A lo sumo, si sospechase de tu actividad empresarial, sería a ti a quien directamente pediría cuentas.
¡Éxito!