Cuando un emprendedor decide poner un negocio, comúnmente utiliza su cuenta bancaria para depositar los ingresos de las ventas del día y retirar lo necesario para pagar a sus proveedores y los gastos de su negocio. Y como es su cuenta personal, también deposita ahí cualquier dinero que reciba (incluso en muchas ocasiones es la cuenta donde le depositan su salario en su trabajo), retirando lo que necesita para sus gastos familiares, y pagando sus gustos y paseos con su tarjeta de débito. Pero, ¿Es ésta una buena práctica? ¿Qué consecuencias tiene?
Consecuencias Administrativas
El primer problema al que te enfrentas de seguir esta práctica, es en administrar correctamente los recursos separando lo que es de tu negocio de lo que es tuyo:
- Si bien puedes llevar el control en una hoja de cálculo o a través de aplicaciones y programas informáticos, corres el riesgo de olvidar capturar algún movimiento y después no recordar en qué lo utilizaste. Y cuando el emprendedor es una persona práctica y dinámica a la que no le gusta mucho la rutina de llevar registros, el riesgo de omitir movimientos es aún mayor. De esta manera, al final del mes, el emprendedor no sabría cuánto de ese dinero es suyo y cuánto es de su negocio, haciendo uso indiscriminado de los recursos comunes.
- Adicionalmente, al tener el dinero en una misma cuenta no hay nada que te limite al hacer retiros, al pagar con la tarjeta de débito o al extender un cheque, por lo que puedes tomar indiscriminadamente el dinero de tus recursos personales o de los de tu negocio, siendo muy fácil que cuando te des cuenta ya no tengas dinero para pagar la mercancía después de pagar la colegiatura de tus hijos o viceversa.
- Es común utilizar el estado de cuenta del banco para verificar los ingresos y gastos del negocio, comparando los movimientos bancarios con los registros de ventas y pagos realizados durante el período (a esto se le llama Conciliación Bancaria). Pero si tienes movimientos personales, puede llevarte a confusiones y malas interpretaciones. Por ejemplo: de ver un retiro que no tiene relación con un pago realizado, no podrías saber si fue un gasto personal o un gasto del negocio que se omitió registrar.
Consecuencias fiscales
Alrededor del mundo los diferentes gobiernos están restringiendo las operaciones en efectivo alineando a ciudadanos y negocios a realizar sus operaciones a través de los sistemas financieros. ¿El motivo? La trazabilidad: Debido a las regulaciones internacionales, los instituciones financieras (bancos incluidos) tiene la obligación de llevar un estricto registro de las operaciones (quién le deposita cuánto dinero a quién y en qué fecha) lo que permite a autoridades fiscales y judiciales determinar de forma precisa el origen de los recursos en una cuenta. Y si a esto sumamos que además la autoridad fiscal sabe cuánto ganas oficialmente por tu declaración de ingresos, de no haber una relación razonable entre lo que reportaste como ingresos con los depósitos recibidos en cuentas del sistema financiero y tarjetas de crédito, entras en algo llamado Discrepancia Fiscal:
- Al utilizar una sola cuenta bancaria, todos los ingresos de esa cuenta son susceptibles a ser interpretados por la autoridad fiscal como ingresos de tu negocio incluyendo el dinero en efectivo que te hayan regalado tus papás en tu cumpleaños o el dinero que te devolvió un amigo al que hiciste un préstamo para resolver una emergencia.
- Debido a lo anterior es altamente probable que ante la autoridad fiscal quedes en Discrepancia Fiscal: Un total depositado en tu cuenta mayor al total de ingresos que declaraste.
- ¡Pero ése dinero no fueron ingresos del negocio! Cierto, pero ante cualquier autoridad la única manera de demostrar algo es a través de evidencias, y en el caso del fisco, de evidencias documentales. Hacienda tiene una evidencia de este tipo contra ti: tu propio estado de cuenta donde pueden verse los depósitos, pero tú ¿cómo puedes demostrar documentalmente que ése depósito fue un regalo de tus papás por tu cumpleaños?
- Si bien es cierto que generalmente el dinero que los papás regalan a sus hijos se considera totalmente libre de impuestos (en México se considera una donación, y está exenta según el artículo 93 fracción XXIII de la LISR), también es posible que los papás le compren productos o contraten los servicios de su hijo, lo cual ya no es una donación sino un ingreso. Y si en una misma cuenta tienen tu cuenta personal y la del negocio, ¿cómo demostrarías que es donación y no venta?
- Para la autoridad fiscal es sencillo: Si no puedes demostrar que la discrepancia fiscal se debe a ingresos exentos de impuestos, entonces los considera ingresos no declarados por los cuales estás obligado a pagar impuesto (en México, artículo 91 de la LISR).
Conclusiones y recomendación
Por todo lo comentado anteriormente queda clara la respuesta a la pregunta inicial:
No es una buena práctica el utilizar una misma cuenta bancaria para el resguardo y administración de tus recursos personales y los de tu negocio. En vez de ello, abre sendas cuentas independientes entre sí para los recursos de tu negocio y para tus recursos personales.
Y una nota final: si tienes varios negocios, la lógica es muy parecida a lo que vimos anteriormente. Por tanto, la recomendación es tener una cuenta bancaria independiente por cada negocio que abras (en caso de sucursales de un mismo negocio, el tema fiscal desaparece por lo que es tu decisión el manejar una única cuenta bancaria para todas tus sucursales o una independiente para cada una. Este es ya un tema de preferencias y administración interna).
¡Éxito!
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Excelente articulo Mauricio,
Yo pase por eso este año pasado, y ando temblando pues precisamente algunos gastos no se si son de mi trabajo o de mi negocio, recibo muchos pagos al mes en diferentes cuentas, de diferentes bancos, pero en casi ninguna supere 15,000 al mes, lo que mas me preocupa es el uso de la tarjeta de credito que si es por cantidades mayores 30,000 o mas al mes, y asi como la puedo usar en un mes la puedo pagar el mismo mes para no generar intereses, compro por Paypal y no se si con ese registro en el estado de cuenta y el RFC que sale de paypal pueda deducir ese gasto. otra inquietud que creo esta mal es que, para poder invertir recibo quincenalmente dinero de conocidos, el cual tengo que devolver a fin de año (con algo de intereses, como tipo caja) como podria manejar esos gastos?. y de las utilidades de mi negocio como separo cierta cantidad para uso persona, como un sueldo? disculpa tantas preguntas.
Hola Leonel, buenos días. Muchas gracias por el valor que otorgas a la información que compartimos. Saber que es de utilidad es nuestra mayor recompensa 🙂
Y sí, son muchas preguntas. Y no tengo problema de que las hagas (quien pregunta quiere saber), sólo que intervienen diferentes temas y consecuencias que harían muy largo escribir por este medio… Y que al final te dejarían más dudas. Lo que te recomiendo es conversar con un asesor que te auxilie en poner en orden el manejo financiero de tu negocio y tu estrategia fiscal. Con gusto puedo ayudarte con ello, sólo confírmame y me pongo en contacto contigo vía correo electrónico.
Quedo al pendiente de tu respuesta.
Éxito en tu negocio 😉
Hola si me gustaria tu asesoria, ahi viene mi email, espero tener contatco contigo pronto, saludos cordiales.
SALUDOS…me llego una «invitacion» para regularizar el ISR 2012, en donde hacienda detecta que me hicieron depositos mensuales(5) de mas de 15mil pesos cada uno….esos depositos yo los hice al banco «jineteando»(con solo 5 mil los metia y los sacaba)para que el banco me hiciera un prestamo.
Mi pregunta es: hay forma de pedirle a hacienda que me rebaje la multa (que es de 17mil)???
Saludos Pablo!
En el tema del ISR no hay descuentos. Sin embargo no todo está perdido 😉
Por un lado está el tema de que si en un mes depositaste más de cinco mil pesos en efectivo, entonces el banco debió retenerte el IDE (Impuesto a los Depósitos en Efectivo) el cual estaba vigente en ese entonces. Si guardaste los comprobantes de ese impuesto, esos pagos se reducen del ISR que tengas que pagar.
Por el otro lado está que como persona física tienes gastos deducibles. Si bien es muy probable que no tengas facturas de gastos médicos, hospitalarios o colegiaturas, si realizaste durante ese año aportaciones voluntarias a tu AFORE o estuviste pagando la hipoteca de tu casa, entonces podrías deducir esos gastos. Para esto necesitarías acercarte a un contador para que te asesore.
¡Éxito!
Hola Mauricio.
Antes que nada espero sigas respondiendo dudas, ya que no vi mas comentarios tuyos. Y también agradacerte por tan valiosa información. Mi cuestión es la siguiente; estoy emprendiendo un negocio como persona física, debo abrir dos cuentas bancarias una para el negocio y otra para mi? Si es así, las dos debo darlas de alta con mi RFC?
Hola Cristian.
No todos los días puedo responder y de igual manera no siempre me da tiempo de responder todos los comentarios (al día de hoy tengo más de 275 artículo en los cuales la comunidad deja sus comentarios). A eso se deben las «lagunas» que observaste. Sin embargo, si algún día pasaran algunos días y vieras que no hay respuesta de mi parte, lo que te sugiero es volver a dejar tu comentario. La perseverancia tiene su premio 😉
Respecto a tu inquietud…
Lo recomendable, como menciona el artículo, es que abras sendas cuentas, una para tu negocio, la otra para tus gastos personales, ambas con tu RFC (no ganas nada con no ponerlo, de cualquier modo las asocia Hacienda). En lo que debes de tener cuidado es que, cuando tomes tus utilidades, lo hagas transfiriendo el dinero de tu cuenta del negocio a tu cuenta de uso personal. Por nada del mundo retires el dinero en efectivo de la primera para depositarlo en la segunda, ya que esto lo interpretaría Hacienda como un ingreso adicional que estás teniendo y que no reportas.
¡Éxito con tu negocio!
hola buen día
mi amigo es contratista, se dio de alta en hacienda tiene ingresos arriba de 10000 le pagan con cheque y no contamos con una cuenta fiscal, el cambia el cheque por efectivo y paga a los trabajadores; tiene cuentas de ahorro ¿ en que le afecta que no tenga cuenta fiscal?
nosotros le facturamos a las personas que nos contrataron y ellos nos dan cheques. agradecería mucho una respuesta clara
Buena tarde Mauricio,
Antes que todo felicitarte por los artículos difundidos en este portal y que ha sido de interés para los que iniciamos en esto de emprender negocios. Tengo una duda en particular, tengo un trabajo estable en una constructora que se dedica a desarrollar vivienda. Hace un par de meses inicie con un negocio particular de recolección de baterías automotrices usadas, para lo cual a las personas que les compro este material no tienen la manera de emitir algún comprobante fiscal. De la misma manera a mi me compran el material sin algún comprobante, sin embargo en mi cuenta se reflejan las transferencias y depósitos del pago de este material que son transferencias aproximadamente de 200 mil que repercusiones puede tener esto y que me recomiendas hacer.
Saludos.
Buenos días Alejandro.
Antes que nada te felicito por tu espíritu y visión emprendedora, así como con tu conciencia ecológica al fundamentarse tu negocio en el reciclaja. ¡Enhorabuena! 😀
Respecto a tu inquietud, voy a dividir mi respuesta para mayor claridad:
1) A tus clientes (quienes te compran el materia) tienes la obligación de facturarles. De hecho, el que estés teniendo las transferencias y depósitos sin tener las facturas que sustenten ese ingreso te está poniendo en la mira de Hacienda como evasor fiscal. ¿Qué hacer? Date de alta en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) en el cual tienes el beneficio fiscal de no tener que pagar impuestos durante el primer año, y de ahí en adelanto ir pagándolos de forma paulatina. De esta manera tienes la oportunidad de consolidar tu negocio antes de tener que pagar impuestos encontrándote en regla con el fisco.
2) En el caso de tus proveedores (clientes) que no te entregan facturas, el detalle es que son gastos que no podrías deducir de impuestos. Durante los primeros años quizá esto no afecte mucho, pero conforme tu negocio crezca y el porcentaje de pago de impuestos se incremente, podría afectarte negativamente. Lo bueno es que cuentas con algo más de un par de años para establecer una estrategia junto con tu contador para subsanar este detalle 😉
Confío haberte sido de utilidad ¡Éxito en tus proyectos!
Hola Mauricio, fijate que trabajo con una persona fisica y le estoy ayudando a manejar el flujo de efectivo, pago a proveedores, dispersion de nomina, pero seguido batallamos por el manejo de la cuenta ya que el sale mucho y se lleva el dispositivo o los cheques no esta para firmarlos, hemos hablado de manejar una cuenta mia, para depositarme una cantidad semanal para el manejo de los pagos que te comento anteriormente, tengo mis dudas al respecto por aquello de que el fisco lo pueda considerar como un ingreso o discrepancia, que me recomiendas, crees que se pueda manejar algun contrato ante notario publico o como me respaldo con este tipo de operaciones? agradezco tu opinion
saludos
Buen dia Mauricio. Tengo una duda. Quiero hacer importaciones de EUA via terrestre, toda la mercancia que traigo proviene de un lugar donde solamente entregan ticket de recibo por cierta cantidad de dinero (precio de la mercancia). A la hora de la importada me entregan papeles de dicho movimiento y me cobran el monto respecto al recibo, una vez en mexico esa mercancia ya tiene valor fiscal y mi pregunta es si ya es completamente comercializable / facturable, digamos que mercancia limpia ante el SAT aunque sea importacion express ???
hola mauricio buenas tardes
tengo una pregunta, tengo un negocio y estoy dado de alta como personal fisica con actividad empresarial y la cuanta que utilizo es personal tambien y obviamente coincide el nombre tanto de mi cuenta como la del RFC………..lo que quiero es abrir otra cuenta a nombre de mi mama por ejemplo para manejar ahi todo lo del negocio y separarlo de mis cuantas personales.
se puede o hay que dar algun tipo de aviso de que cambie de cuenta en lo que hacienda corresponde.
o sea el negocio sigue operando con mi nombre fisico y la cuenta seria de otra persona, hay algun problema.
de antemano gracias.
Hola Armando, buenos días.
Considero que estás complicando y mucho las cosas innecesariamente, además de poner en el flechero al tercero (en el ejemplo tu mamá) ya que Hacienda le podría requerir para justificar los depósitos en esa cuenta. Ten las dos cuentas a tu nombre.
¡Éxito!
gracias por la respuesta (soy armando del 10 de noviembre) se que me complique pero lo que falto mencionar es que quiero otra cuenta a otro nombre que no me ligue al negocio por cuestiones de seguridad, entonces tendre algun problema si cancelo mi cuenta y manejo lo del negocio con otra cuenta a nombre de alguien mas
de antemano gracias
Hola Mauricio, mi pregunta es la siguiente, yo trabajo para una empresa que me paga a travez de una empresa «Pagadora» $12,000 peso al mes, que recibo a travez de una Transferencia Interbancaria en mi cuenta de Debito, adicional a eso yo recibo depositos varios que van de $2000 a $4000 pesos mensuales ya que Ofrezco mis servicios de Soporte Tecnico a travez de Facebook y Mercadolibre, dezconozco si estoy dado de alta en el SAT, tendre algun problema ? Gracias !
Hola Milo, buenos días.
Al ser un empleado activo es un hecho que estás dado de alta ante Hacienda. ¿Que si tendrás problemas con Hacienda? Es posible, aunque por los montos que manejas la probabilidad es baja. Si tu visión es llegar a independizarte algún día, una buena idea es que te acerques a un contador para evaluar si tu actividad pueda verse beneficiada por el esquema del RIF (Régimen de Incorporación Fiscal) de manera que no pagues impuestos el primer años y de ahí se vayan incrementando poco a poco por los próximos años. Así te regularías encontrándote en el camino correcto para ser un emprendedor exitoso 😉
Éxito en tus proyectos
Buenas tardes Mauricio, primero te felicito por las aportaciones que haces, de verdad son muy útiles para nosotros los que vamos iniciando en esto del RIF y demás.
Mi duda es… Yo tengo un trabajo como auxiliar en un ayuntamiento (no estoy dado de alta en el SAT por lo que no declaro impuestos de ese trabajo) y además tengo mi negocio, el cual si lo registré en el SAT (hice mis 3 declaraciones bimestrales en $0.00), el detalle es que en este año e hecho gastos con dinero de mi trabajo del ayuntamiento, e comprado insumos y maquinaria pequeña para mi negocio, los cuales pago a mi tarjeta de crédito, entonces, ¿tendré algún problema por esta actividad? por el hecho de declarar en 0 y aunque mis ingresos sean de mi otro trabajo? te agradezco
Hola Mario, buenos días.
Antes que nada, te felicito por tu espíritu emprendedor… ¡Enhorabuena! 😀
Respecto a tu inquietud, al ser auxiliar supongo que los ingresos no son altos… En general, si pagas tu tarjeta a través de una transferencia bancaria, lo único que debes cuidar es que las compras que realizas y los depósitos que hagas a tu cuenta sean razonables a los ingresos que generas. Y sobre los gastos en sí, es correcto que estés pidiendo tus facturas y estés reportando los gastos. El beneficio de ser RIF es que no pagas impuestos, no que no reportes tus ingresos y egresos. Reportarlos es una obligación.
Éxito en tus proyectos!
Hola Buen dia Sr. Mauricio.
Quisiera que me sacara de una duda. lo que pasa es que yo tengo un negocio pequeño de ciber y papeleria, y damos servicio de mantenimento a computadoras y quiero registrarme al regimen de incorporacion fiscal para poder dar factura a mis clientes (ando perdida en esto). la cuestion es que tengo una 2 cuentas de ahorro en el banco en las cuales recibo remesas del extranjero y no se de que manera podria afectarme pues voy a abrir otra cuenta para llevar el control del negocio: ¿qué me recomienda usted?
Hola Yuridia, buenos días.
Para facilitar tu administración – y posibles revisiones posteriores de Hacienda – es recomendable que abras la otra cuenta 😉
¡Éxito con tu cibercafé! 😀