¿Qué debo hacer para deducir mis gastos como empleado y recuperar impuestos?

Mauricio Priego 07/Ene/2013 148

Qué debo hacer para deducir mis gastos como empleado y recuperar impuestosÉsta es una de las preguntas que más frecuentemente recibo, y es que aunque ya hemos platicado en el pasado sobre cuáles son los gastos que toda persona física puede deducir (los empleados somos personas físicas), quedan dudas sobre el proceso en sí: cómo se declaran los gastos, cómo se realiza la deducción de los impuestos, cuánto dinero representa esta deducción, cómo y cuándo se recibe el dinero… Es por ello que aprovechando que el año está empezando decidí profundizar sobre estos temas, de manera que puedan aprovechar al máximo sus gastos de este 2013.




El Impuesto Sobre la Renta (ISR)

El ISR es un impuesto sobre los ingresos que recibes, y es el único del cual el gobierno te regresa dinero en caso de que hayas pagado impuestos de más. Es decir, ni del IVA (Impuesto sobre el Valor Agregado), ni del IDE (Impuesto sobre Depósitos en Efectivo), ni del IEPS (Impuesto Especial sobre Productos y Servicios, que se paga por Cigarros y Bebidas alcohólicas entre otros) ni de los demás impuestos que llegaras a pagar, puedes deducir gastos o solicitar un reembolso.

Ahora bien, el ISR se paga a hacienda anualmente aunque se hacen retenciones parciales durante el año para ayudarte a no tener que desembolsar una fuerte cantidad durante la declaración anual. Si eres empleado, tu patrón te retiene cada vez que te paga la cantidad que corresponde al ISR, la cual debe reflejarse explícitamente en tu recibo de nómina.

Cómo se calcula el ISR

Aunque a la mayoría no nos gusten las matemáticas, es necesario comprender el proceso de cálculo para sacar el mejor provecho a nuestros gastos:

1. Se suma el total de tus Ingresos Gravables, es decir, aquellos sobre los que tienes que pagar impuestos (La prima vacacional, el aguinaldo y los vales de despensa entre otros, no te generan impuestos siempre y cuando se mantengan dentro de cierto rango)

2. Se resta al total de tus Ingresos Gravables tus Gastos Deducibles de manera que se reduzca la cantidad de dinero sobre la que tienes que pagar impuestos, lo cual te da la Base para el Impuesto.

3. La Base para el Impuesto es la cantidad sobre lo cual se determina el pago del ISR a través de unas tablas definidas por la ley.

4. Lo anterior se realiza cada vez que el patrón le paga al empleado durante el año, al cual se le conoce como Año Fiscal el cual inicia el 1 de enero y termina el 31 de diciembre del mismo año.

Como platicábamos anteriormente, en cada pago de nómina se realiza el cálculo anterior con un detalle: no se consideran los Gastos Deducibles que pudiera tener el empleado. Ésta no es una injusticia ni un abuso, ya que  sería muy oneroso para los patrones el calcular la deducción de cada uno de sus empleados pago por pago, además de los atrasos que habría al  no entregar éstos a tiempo las facturas y comprobantes correspondientes.

La declaración anual, momento de deducir tus gastos y solicitar el reembolso del impuesto a favor.

 Las personas físicas tienen hasta el 30 de abril del año siguiente del Año Fiscal correspondiente para realizar su declaración, lo que significa que los ingresos y gastos del 2012, se declaran en el 2013. A menos que el empleado indique al patrón que desea hacer su declaración, éste último realiza la declaración anual del empleado (claro, sin considerar otros ingresos ni los gastos deducibles).

Cuando el empleado decide realizar la declaración anual, se siguen los mismos pasos de cálculo que vimos en el inciso anterior pero con dos diferencias primordiales:

1. Para calcular los Ingresos Gravables se suman los ingresos de todos los empleos, pagos por honorarios, rendimientos de inversiones y demás ingresos que pudiera haber tenido la persona.

2. Se integran ahora sí los Gastos Deducibles que hubiese erogado la persona.

¿Qué termina ocurriendo? Sencillo: Que si el impuesto que se le retuvo al trabajador durante todo el Año Fiscal es mayor a lo determinado por el cálculo anual, entonces la persona tiene derecho a que se le reembolse el excedente. ¡Pero cuidado! Ya que también puede pasar lo opuesto, es decir, que lo retenido sea menor que lo determinado por el cálculo anual, con lo cual la persona tiene la obligación de pagarle a hacienda el faltante.

Conclusiones

En base a lo anterior, ten en cuenta lo siguiente:

  • Si deseas deducir tus gastos debes realizar tu declaración anual durante el mes de abril, ya sea asesorado por un contador o a través de la página del SAT. Usar la página del SAT es muy sencillo y les platicaré de ello más cerca del mes de abril.
  • Los gastos que puedes deducir son únicamente aquellos que hayas realizado y facturado durante el año fiscal que vas a declarar (en este caso, el 2012).
  • Si tienes una factura de $1000 por algún gasto deducibles, esto no significa que vas a pagar $1000 menos en impuestos. Lo que significa es que tu Base para el Impuesto se reduce en $1000.
  • Si tienes más de un ingreso (varios empleos, honorarios por tu cuenta), es posible que al integrarlos todos te de un impuesto a pagar más alto de lo que pagaste durante el año fiscal, con lo cual en vez de recibir un reembolso, tendrías que pagar la diferencia.
  • Recuerda: Si tienes más de un ingreso, por ley debes de presentar tu declaración anual. Si sólo la presentas cuando consideras que tendrás saldo a favor y la omites cuando tienes impuesto a pagar, te arriesgas a severas multas y recargos.
  • Si no facturaste tus gastos durante el 2012, no podrás deducirlos durante la declaración de abril de este 2013… Pero no te desanimes, solicita facturas por los gastos que tengas de manera que puedas deducirlos en tu declaración anual el próximo año. ¡Estás en muy buen momento! Para ello:
    • Tramita tu alta en hacienda si aún no lo has hecho, con lo cual obtendrás tu RFC. Para ello sólo necesitas tu acta de nacimiento, un comprobante de domicilio, una identificación personal y entrar a la página del SAT para iniciar tu trámite.
    • Recuerda solicitar tu factura cada vez que realices uno de los siguientes gastos, verificando que la fecha sea del Año Fiscal correspondiente, que los conceptos sean claros, que el importe total esté escrito tanto con números como con letras, y que estén bien escrito tu nombre completo, tu dirección y tu RFC según la constancia que te entregó el SAT.
      • Pagos por honorarios médicos
      • Gastos funerarios
      • Donativos
      • Intereses hipotecarios
      • Aportaciones voluntarias para el retiro
      • Primas de seguros de gastos médicos
      • Colegiaturas
      • Gastos de transporte escolar
      • Impuestos locales sobre ingresos por salario
      • Para mayor detalle e información sobre estos gastos, sigue esta liga.
  • Guarda en un solo folder o carpeta las facturas que recibas durante el año. En caso de facturas electrónicas, guárdalas en una carpeta específica dentro de tus documentos… y no olvides la importancia de realizar el respaldo periódico de tu equipo.
  • Es recomendable que vayas registrando en una hoja de cálculo las facturas, ordenándolas por tipo de servicio, proveedor y fecha. Te facilitará posteriormente realizar tu declaración, además de que te permitirá tener una mejor visión de tus gastos si agregas sumatorias y totales.
  • Cada vez que inicie un nuevo Año Fiscal – es decir, cada mes de enero – asigna una nueva carpeta o folder para las facturas correspondientes al nuevo año.
  • Importante: Las carpetas con tus gastos – y con toda la información relativa a tu declaración anual – debes conservarlo por ley cuando menos durante cinco años, tiempo en el cual Hacienda puede solicitarte los documentos para realizar alguna verificación.

Para concluir, ten presente que la deducción de gastos y el reembolso de impuestos no es una medida para ganar mucho dinero. Es importante que estés consiente de cuántos gastos puedes realmente deducir, así como en cuánto crecen tus Ingresos Gravables al sumar todas tus fuentes de ingresos. No lo digo para desanimarte sino sólo para que tengas una visión clara y honesta de lo que representa seguir esta estrategia fiscal. Cada año beneficia a muchas personas… Y bien podría también beneficiarte a ti.

¡Éxito!

¿Tienes otras estrategias que te han dado buen resultado? ¿Has tenido alguna experiencia que quisieras compartir con nosotros? ¿Te quedó alguna duda o inquietud? Déjanos tus comentarios, los cuales enriquecen a todos aquellos que lean este artículo.

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148 Comentarios »

  1. Pepe 29/Sep/2015 en 12:59 am - Responder

    Buena noche que me recomienda….??? Tengo varios ingresos uno de ellos trabajo en una empresa por el cual recibo un sueldo y me retien impuesto, además de que recibo una comisión mensual en este no me retienen imiestos, tengo otro ingreso el cual es mensua tampoco me retienen impuestos, y un tercero que es por mi cuenta y no tengo como comprobarlo a comparación de los 2 primeros, además de que por el primero recibo el pago de las ventas de los productos y transfiero dicho pago, el problema a qui es como comprobar tanto manejo de dinero y como deducir el mismo, utilice su herramienta de arriba y termine pagando más de 10000. Le agradezco su atencion

    • Mauricio Priego 29/Sep/2015 en 5:49 am - Responder

      Buenos días Pepe.
      Antes que nada, ¡felicidades por tu habilidad de generar ingresos! Es un paso muy importante para alcanzar la libertad financiera ;)
      Si entiendo bien, lo que hiciste fue ver cuánto pagarías de reportar todos los ingresos que manejas ¿cierto? En realidad todo depende… Tu negocio propio podría disfrutar de beneficios fiscales dependiendo a qué te dediques. Como empleado puedes deducir gastos personales durante tu declaración anual y con ello recuperar impuestos, de manera que aunque te esté reteniendo tu patrón mes a mes, en abril de cada año podrías llegar a recuperar una tajada – a veces bastante jugosa – de esos impuestos que te retuvieron. Para poder ser más específico necesitaría que platicáramos un poco más a fondo. Si gustas podría darte asesoría. Si te interesa, te contacto por correo electrónico para ponernos de acuerdo. ¿Te parece?
      Éxito en tus proyectos!

  2. sara 26/May/2015 en 7:06 am - Responder

    Gracias mauricio por tu ayuda…tengo otra duda…el reporte de ingresos lo tengo que hacer desde pagos referenciados? Porque se que no puedo estar ya en el régimen RIF….o también puedo usar la opción de mis cuentas? Ahorita hice las declaraciones de lo que va del año, desde pago referenciado…declarando, salarios, iva y lo de actividad empresarial y profesional….pero veo que la contadora también las hacías así…y además hacia factura de los ingresos en el apartado mis cuentas…así debo de hacerlo? O basta con que mis ingresos los reporte en el pago referenciado? Gracias!!!

    • Mauricio Priego 27/May/2015 en 7:39 am - Responder

      Hola nuevamente Sara,
      Me alegra tu entusiasmo y por él te auguro éxito en lo que te propongas. Si bien aprecio sinceramente tu confianza y el tener la oportunidad de conversar conmigo, no seria correcto de mi parte tratar de guiarte en el proceso desconociendo tu giro y los antecedentes de tu negocio. En vez de ello te propongo que te comuniques directamente a INFOSAT donde te dan toda la asesoría gratuita que necesites, tanto telefónicamente (01800-463-6728) como a través de un chat en línea.
      Ya si quisieras aclarar o confirmar algún concepto, con gusto seguimos conversando ;)
      Que tengas un excelente día.

  3. sara 25/May/2015 en 7:04 pm - Responder

    Hola, mira, estoy en el régimen de las personas físicas con actividad empresarial y profesionales y de régimen de sueldos y salarios e ingresos …
    Inicié con un negocio de clases particulares, lo cual no genera mucho ingreso y me presentaban las declaraciones en ceros; desde hace un año abri otro negocio que es un minisúper, sin embargo la contadora me siguió declarando en ceros, aunque ya generaba mucho mas ingresos…como quiero hacer las cosas como se deben, quiero declarar exactamente mis ingresos, iva, etc. pero también el IEPS… me dicen que debo hacer un aumento en mis obligaciones para que pueda declarar entonces el ieps…pero no se porque motivo no se hizo este aumento hace un año que abri el negocio, creo la contadora me había dicho que no era necesario? eso es cierto…sin aumento de obligaciones puedo hacer mis declaraciones normales y bien! otra cosa, de todo el año que llevo con el minisúper, sólo tengo una factura de ingresos, qué pasará si ahora hago el aumento de obligaciones y declaro los ingresos muy superiores, después de estar presentando en ceros y de repente un mes muy elevado otros 9 meses en ceros y ahora muchos ingresos?
    gracias!

    • Mauricio Priego 26/May/2015 en 6:00 am - Responder

      Hola Sara,
      En cualquier momento puedes incrementar tus actividades, y si éstas vienen acompañadas de un aumento de los ingresos, en realidad no representan una alerta para el fisco. Lo mismo ocurre con el “mes de ingresos abultados” de hace nueve meses… Si los declaraste, tampoco tiene por qué pasar nada. El punto de alerta estaría en qué has hecho con los ingresos del minisúper en todo este tiempo: Si lo utilizaste para pagar en efectivo diversos gastos, nuevamente no hay de qué preocuparse, pero si estuviste pagando con ello tarjetas de crédito o depositándolos en cuentas de ahorro, entonces sí podrías caer en discrepancia fiscal, y si además estos depósitos en efectivo llegaron a representar más de $15 mil en un sólo mes, entonces la institución alertó al fisco de tus operaciones. ¿Qué ocurriría entonces? Que el fisco te invite a pagar los impuestos correspondientes a los ingresos no declarados, para lo cual tu contadora deberá asesorarte de llegar el momento.
      ¡Éxito!

  4. alan 23/May/2015 en 8:06 pm - Responder

    Hola buen dia mauricio, me gusto mucho tu articulo, tengo una duda mi sueldo mensual neto es de 15655 pesos aprox, sin embargo ya con los descuentos que me hacen queda en 13100 pesos mensuales (mas en el descuento no me especifican por que dicho descuento), pero no hago mi declaracion ni mensual ni anual, soy personal de contrato desde hace 5 años. Una de las pregunta es: la devolucion de de los impuestos lo hacen sin que yo haya hecho mi declaracion? Como empleado del gobierno aun asi la tengo que hacer la declaracion?

  5. cristho100 22/May/2015 en 9:38 pm - Responder

    hola me gustaria saver algo es que mi papa es policia y ahpagado 900 pesos a la quincena durante cuatro años puede declarar impuestos y que le regresen algo ?

  6. Mauricio Aguilar 22/May/2015 en 4:11 pm - Responder

    Hola muy buen día, tengo una duda, quiero saber si puedo solicitar mi crédito de INFONAVIT si estoy como trabajador en una empresa y a parte tengo un pequeño negocio donde facturo con el mismo RFC como persona física con actividad empresarial, muchas gracias. ^_^

  7. sara 20/May/2015 en 7:40 pm - Responder

    Hola, por problemas con contadores estoy encargándome de estos asuntos, el caso es que no se nada!!!
    La cuestión es que tengo 3 trabajadores que no les retengo nada, ni comprobante del sueldo que les doy… Es entre familia…el total de cada uno no pasan los 3000 mensuales…tengo que hacer alguna declaración de isr? Y si es así cómo le hago porque no les retengo ningún impuesto….

    • Mauricio Priego 21/May/2015 en 5:55 am - Responder

      Hola Sara,
      En realidad son ellos los que tienen la obligación de reportar sus ingresos al fisco, no tú. Ahora bien, lo que haces sí tiene consecuencias:

      1) Estas erogando $9000 mensuales que no puedes deducir. Para poder deducirlas y con ello pagar menos impuestos, tendrías o qué darles de alta en el seguro social como empleados (si es que quieres darles IMSS, AFORE e INFONAVIT), o que ellos se den de alta como personas físicas en Honorarios Asimilables a Sueldos y Salarios (No tienes el costo social de las prestaciones anteriores pero sí tienes que retenerles impuestos) o de plano que se den de alta como Honorarios/RIF y que hagan sus propias declaraciones al fisco.

      2) Si alguno de ellos llegase a tener un accidente en el trabajo y se presenta ante el IMSS diciendo que tuvo un accidente de trabajo, te metería en problemas graves. Si no les vas a dar de alta, necesitas un contrato de servicios donde ellos se reconozcan como proveedores externos de servicios… La realidad es que en negocios familiares nadie lo hace, mas no por ello el riesgo deja de estar latente.

      Recalco: Tú no tienes obligación de hacer nada de lo anterior. Lo primero es por si consideras que te conviene deducir esos $9000, y lo segundo por si consideras prudente eliminar el riesgo.
      ¡Éxito!

  8. Justo 18/May/2015 en 7:35 pm - Responder

    Hola buenas tardes, tengo una pregunta, tengo una sobrina que es doctora a veces da consulta en su casa, tiene obligacion de enterar dichos ingresos? mil gracias por sus atenciones

    • Mauricio Priego 21/May/2015 en 6:56 am - Responder

      Hola Justo, buenos días.
      Según la ley fiscal, todo ingreso que percibimos debe ser reportado a Hacienda pagando los impuestos correspondientes.
      ¡Éxito!

  9. Maggie Rivas 15/May/2015 en 11:09 am - Responder

    Buen dia es periodo de inscripciones mi ex marido me esta solicitando las facturas del pago de las inscripciones de mis hijos para comprobarlas el proximo año para la devolucion de impuestos realmente le sirven de algo a el …

    • Mauricio Priego 17/May/2015 en 12:00 pm - Responder

      Buenos días Maggie,
      En realidad sólo son deducibles los pagos de las COLEGIATURAS mensuales y no las INSCRIPCIONES. Por tanto, para fines de comprobación de gastos, las facturas de inscripción no son necesarias… Aunque claro, está en su derecho de presentarlas como gastos no deducibles si así lo desea.
      ¡Éxito!

      • Maggie Rivas 18/May/2015 en 9:30 am - Responder

        gracias por tomarte el tiempo para responder mi pregunta veo q no tiene caso entonces emitir factura te agradezco tu atencion y que tengas excelente inicio de semana :)

  10. FRANCISCO 14/May/2015 en 4:24 pm - Responder

    Buenas tardes, una duda, los honorarios médicos que comentan son deducibles, esto aplica para todas las especialidades?? en especifico me gustaría saber si el ginecólogo y psicólogo….

    • Mauricio Priego 15/May/2015 en 6:28 am - Responder

      ¡Excelente pregunta Francisco!
      No se consideran deducibles los honorarios de todos los que comúnmente consideramos médicos. En términos generales la lógica a seguir es que, si se graduaron en la facultad de medicina y después alcanzaron su especialidad, sus honorarios son deducibles sin importar la especialidad de que se trate. Pero si no pasaron por la escuela de medicina (nutriólogos, psicólogos, optometristas, podólogos), aunque les digamos “doctor” o “doctora” de manera coloquial, no son deducibles.
      ¡Éxito!

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