Consejos para tener siempre a la mano tus documentos importantes

Mauricio Priego 15/Jul/2013 10

Digitalizacion documentos siempre contigo¿Te has puesto a pensar en la gran cantidad de documentos que manejamos hoy? Pólizas de seguros, identificaciones oficiales, actas de nacimiento y de constitución de empresas, facturas de productos y servicios… En fin, una gran cantidad de documentos que en mayor o menor medida necesitarás consultar tarde o temprano para realizar algún trámite o realizar alguna aclaración. Es claro que no podemos llevarlos todos siempre con nosotros, y no sólo por su volumen, sino por el riesgo que significa llevar tanta información delicada. Hay una solución sencilla y práctica a este dilema que nos llega de mano de la tecnología: la digitalización.




I Da preferencia a los documentos digitales

  • Solicita a tu banco, aseguradora, comercios y proveedores que te envíen tu estado de cuenta, pólizas y facturas en formato digital. La gran mayoría tienen programas de ahorro de papel por motivos ecológicos o de costos, así que seguramente contarán con opciones para ello.
  • Piensa dos veces antes de imprimir los comprobantes de las operaciones, procesos y trámites realizados a través de Internet. ¿En verdad necesitas el papel para algo? Muchos de los programas actuales y de los navegadores de Internet te dan la opción, al seleccionar la opción de mandar a imprimir, de generar un archivo digital.
  • Una recomendación: Procura que los archivos generados sean del tipo PDF, ya que es un formato de archivo estándar el cual puede ser abierto en prácticamente cualquier equipo de cómputo o dispositivo móvil.

II Digitaliza los documentos impresos

Es de esperar que no todos los documentos los puedas obtener en formato digital, sin embargo, procura digitalizar los más delicados (como pólizas, pasaportes, visas) y los demás conforme los vas necesitando. Para ello puedes utilizar:

  • Un escáner como tal, disponible en muchas de las impresoras multifuncionales de hoy en día.
  • Aplicaciones especializadas para dispositivos móviles, las cuales utilizan la cámara del dispositivo para capturar la imagen de lo que deseas escanear generando un archivo PDF con la imagen. Algunas de las aplicaciones que he usado son CamScanner y Genius Scan.
  • Nuevamente procura que los archivos generados sean del tipo PDF.

III Lleva contigo tus documentos

¡Realmente esta es la magia! Hoy en día existen muchas opciones que te permiten respaldar tus documentos digitales en Internet y consultarlos desde cualquier computadora conectada a la red en cualquier parte del mundo, y mejor aún, accederlos a través de tu Teléfono Inteligente, Tableta o Dispositivo Móvil que tenga la capacidad de acceder a Internet.

Tienes a tu disposición opciones muy cómodas para su manejo de forma personal como son  Dropbox o Google Drive (las cuales uso desde hace algunos años); pero si en tu caso lo que buscas es proteger, digitalizar y acceder a los documentos de tu empresa, hay soluciones más robustas y con una mayor gama de servicios. De entre ellas, Iron Mountain ofrece gestión documental no sólo para medios impresos, sino también para películas y soporte de audio.

IV Consideraciones finales

  • Si bien las opciones que menciono tienen mecanismos robustos de seguridad, es importante verificar los controles y garantías que ofrezca cualquier opción que estés considerando utilizar.
  • Al usar este tipo de soluciones, recuerda que en la mayoría de las ocasiones es el propio usuario el que genera las brechas de seguridad que explotan los hackers y otros delincuentes informáticos.
  • Es muy útil que ordenes tus diferentes archivos electrónicos en carpetas, de manera que te facilite encontrarlos posteriormente. En caso de contratar el servicio de empresas de digitalización, la indexación y búsqueda ágil de documentos forman parte de sus servicios de valor agregado.

¡Éxito!

¿Has usado este tipo de servicios? ¿Tienes alguna experiencia en que te hayan sacado de algún apuro? ¿Te quedó alguna duda o inquietud? Déjanos tus comentarios, los cuales seguramente enriquecerán a otros lectores.

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10 Comentarios »

  1. RAMON EVODIO MONTOYA LUGO 16/Ago/2017 en 9:08 pm - Responder

    Quiero inscribirme en la Mod.40 pagando un retroactivo de 2años y seguir cotizando 2 años y medio mas a salario topado.
    Tengo 63 años.
    La pregunta es: Corro el riesgo de ser revisado por el IMSS, prendiendo sus focos rojos por la edad, el retroactivo y el salario alto? Y el intervalo ese de inactividad.

    Y nos acusen de simulación laboral Patrón/Trabajador?

    Si así fuera, que estrategia usaríamos para defendernos?

    Un cordial saludo!

  2. Alex Valadez 18/Mar/2016 en 6:33 pm - Responder

    Yo si lo he hecho y me ayudado mucho. Incluso estudios médicos y radiografías las digitalizo y las consulto en el mismo hospital o las envio a otros médicos en otros países para pedir su opinión. He pensando en digitalizar todos mi comprobantes importantes, ignoro si alguna institución como aseguradoras o entidades de Gobierno todavia seguira exigiendo ver documentos originales. Que opinas Mauricio? Gracias de antemano.

    • Mauricio Priego 23/Mar/2016 en 6:30 am - Responder

      Hola Alex,

      Pues te tengo una experiencia al respecto: Resulta que hace unos días acudí a renovar mi licencia de conducir y me topé con la sorpresa de que no aceptan comprobantes de domicilio digitales sino únicamente copias de comprobantes importantes. Ante la negativa de recibirme mis papeles le hice ver a quien me atendía que la licencia de conductor no es aceptada en muchos lugares como medio de identificación, mientras que el INE(antes IFE) y el pasaporte sí, y que por ambos se permiten los comprobantes digitales. Ante la incongruencia, acudieron a un superior para que validara la documentación y finalmente me la aceptaron…

      Así que ¿Qué opino? Que aún estamos en algunos casos en manos de burócratas. Lo que hago es que sólo resguardo en físico los últimos comprobantes, destruyéndolos en cuanto me llega el nuevo y tengo ya resguardado el original.

      ¡Éxito!

  3. Francisca Barrero 24/Mar/2014 en 2:17 am - Responder

    El post está genial, y es tan claro como fácil es utilizar estás herramientas.

    Un saludo

    • Mauricio Priego 24/Mar/2014 en 9:26 am - Responder

      Gracias Francisca por el valor que otorgas a nuestro esfuerzo.
      Éxito en esta semana que inicia ;)

  4. ALBERTO 01/Feb/2014 en 8:36 pm - Responder

    ME PARECE MUY IMPORTANTE TODO LO QUE UDS.DICEN YA QUE ESTA INFORMACION NOS PERMITE MANEJAR NUESTRAS FINANZAS Y TAMBIEN TENER UN ORDEN CON NUESTROS GASTOS E IMPUESTOS Y MAYOR CONOCIMIENTO DE TODAS LAS LEYES HACENDARIAS,GRACIAS Y BUENA SUERTE.

    • Mauricio Priego 04/Feb/2014 en 8:07 am - Responder

      Alberto, gracias por el valor que otorgas a la información que compartimos. El que sea de utilidad es nuestra mayor recompensa :D
      Éxito en tus proyectos

  5. Alba 28/Ene/2014 en 10:24 pm - Responder

    totalmente de acuerdo contigo Mauricio Priego, prefiero Drop Box, me ha sido de mucha utilidad.

  6. Fernando 22/Ene/2014 en 2:22 pm - Responder

    Lo mejor es usar SkyDrive de Microsoft.

    • Mauricio Priego 23/Ene/2014 en 9:44 am - Responder

      ¿Tú crees Fernando?
      En lo personal le tengo más confianza a Google Drive o a DropBox. Microsoft se caracteriza por cambiar de estrategias de forma súbita desatendiendo a los usuarios con versiones anteriores de sus productos (los productos depreciados no reciben soporte técnico). En cambio Drop Box es su razón de existir y Google Drive sigue estrategias consolidadas con visión a largo plazo.
      Pero claro, es sólo mi opinión ;)
      ¡Éxito!

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