¿Qué debo hacer para deducir mis gastos como empleado y recuperar impuestos?

Mauricio Priego 07/Ene/2013 139

Qué debo hacer para deducir mis gastos como empleado y recuperar impuestosÉsta es una de las preguntas que más frecuentemente recibo, y es que aunque ya hemos platicado en el pasado sobre cuáles son los gastos que toda persona física puede deducir (los empleados somos personas físicas), quedan dudas sobre el proceso en sí: cómo se declaran los gastos, cómo se realiza la deducción de los impuestos, cuánto dinero representa esta deducción, cómo y cuándo se recibe el dinero… Es por ello que aprovechando que el año está empezando decidí profundizar sobre estos temas, de manera que puedan aprovechar al máximo sus gastos de este 2013.

El Impuesto Sobre la Renta (ISR)

El ISR es un impuesto sobre los ingresos que recibes, y es el único del cual el gobierno te regresa dinero en caso de que hayas pagado impuestos de más. Es decir, ni del IVA (Impuesto sobre el Valor Agregado), ni del IDE (Impuesto sobre Depósitos en Efectivo), ni del IEPS (Impuesto Especial sobre Productos y Servicios, que se paga por Cigarros y Bebidas alcohólicas entre otros) ni de los demás impuestos que llegaras a pagar, puedes deducir gastos o solicitar un reembolso.

Ahora bien, el ISR se paga a hacienda anualmente aunque se hacen retenciones parciales durante el año para ayudarte a no tener que desembolsar una fuerte cantidad durante la declaración anual. Si eres empleado, tu patrón te retiene cada vez que te paga la cantidad que corresponde al ISR, la cual debe reflejarse explícitamente en tu recibo de nómina.

Cómo se calcula el ISR

Aunque a la mayoría no nos gusten las matemáticas, es necesario comprender el proceso de cálculo para sacar el mejor provecho a nuestros gastos:

1. Se suma el total de tus Ingresos Gravables, es decir, aquellos sobre los que tienes que pagar impuestos (La prima vacacional, el aguinaldo y los vales de despensa entre otros, no te generan impuestos siempre y cuando se mantengan dentro de cierto rango)

2. Se resta al total de tus Ingresos Gravables tus Gastos Deducibles de manera que se reduzca la cantidad de dinero sobre la que tienes que pagar impuestos, lo cual te da la Base para el Impuesto.

3. La Base para el Impuesto es la cantidad sobre lo cual se determina el pago del ISR a través de unas tablas definidas por la ley.

4. Lo anterior se realiza cada vez que el patrón le paga al empleado durante el año, al cual se le conoce como Año Fiscal el cual inicia el 1 de enero y termina el 31 de diciembre del mismo año.

Como platicábamos anteriormente, en cada pago de nómina se realiza el cálculo anterior con un detalle: no se consideran los Gastos Deducibles que pudiera tener el empleado. Ésta no es una injusticia ni un abuso, ya que  sería muy oneroso para los patrones el calcular la deducción de cada uno de sus empleados pago por pago, además de los atrasos que habría al  no entregar éstos a tiempo las facturas y comprobantes correspondientes.

La declaración anual, momento de deducir tus gastos y solicitar el reembolso del impuesto a favor.

 Las personas físicas tienen hasta el 30 de abril del año siguiente del Año Fiscal correspondiente para realizar su declaración, lo que significa que los ingresos y gastos del 2012, se declaran en el 2013. A menos que el empleado indique al patrón que desea hacer su declaración, éste último realiza la declaración anual del empleado (claro, sin considerar otros ingresos ni los gastos deducibles).

Cuando el empleado decide realizar la declaración anual, se siguen los mismos pasos de cálculo que vimos en el inciso anterior pero con dos diferencias primordiales:

1. Para calcular los Ingresos Gravables se suman los ingresos de todos los empleos, pagos por honorarios, rendimientos de inversiones y demás ingresos que pudiera haber tenido la persona.

2. Se integran ahora sí los Gastos Deducibles que hubiese erogado la persona.

¿Qué termina ocurriendo? Sencillo: Que si el impuesto que se le retuvo al trabajador durante todo el Año Fiscal es mayor a lo determinado por el cálculo anual, entonces la persona tiene derecho a que se le reembolse el excedente. ¡Pero cuidado! Ya que también puede pasar lo opuesto, es decir, que lo retenido sea menor que lo determinado por el cálculo anual, con lo cual la persona tiene la obligación de pagarle a hacienda el faltante.

Conclusiones

En base a lo anterior, ten en cuenta lo siguiente:

  • Si deseas deducir tus gastos debes realizar tu declaración anual durante el mes de abril, ya sea asesorado por un contador o a través de la página del SAT. Usar la página del SAT es muy sencillo y les platicaré de ello más cerca del mes de abril.
  • Los gastos que puedes deducir son únicamente aquellos que hayas realizado y facturado durante el año fiscal que vas a declarar (en este caso, el 2012).
  • Si tienes una factura de $1000 por algún gasto deducibles, esto no significa que vas a pagar $1000 menos en impuestos. Lo que significa es que tu Base para el Impuesto se reduce en $1000.
  • Si tienes más de un ingreso (varios empleos, honorarios por tu cuenta), es posible que al integrarlos todos te de un impuesto a pagar más alto de lo que pagaste durante el año fiscal, con lo cual en vez de recibir un reembolso, tendrías que pagar la diferencia.
  • Recuerda: Si tienes más de un ingreso, por ley debes de presentar tu declaración anual. Si sólo la presentas cuando consideras que tendrás saldo a favor y la omites cuando tienes impuesto a pagar, te arriesgas a severas multas y recargos.
  • Si no facturaste tus gastos durante el 2012, no podrás deducirlos durante la declaración de abril de este 2013… Pero no te desanimes, solicita facturas por los gastos que tengas de manera que puedas deducirlos en tu declaración anual el próximo año. ¡Estás en muy buen momento! Para ello:
    • Tramita tu alta en hacienda si aún no lo has hecho, con lo cual obtendrás tu RFC. Para ello sólo necesitas tu acta de nacimiento, un comprobante de domicilio, una identificación personal y entrar a la página del SAT para iniciar tu trámite.
    • Recuerda solicitar tu factura cada vez que realices uno de los siguientes gastos, verificando que la fecha sea del Año Fiscal correspondiente, que los conceptos sean claros, que el importe total esté escrito tanto con números como con letras, y que estén bien escrito tu nombre completo, tu dirección y tu RFC según la constancia que te entregó el SAT.
      • Pagos por honorarios médicos
      • Gastos funerarios
      • Donativos
      • Intereses hipotecarios
      • Aportaciones voluntarias para el retiro
      • Primas de seguros de gastos médicos
      • Colegiaturas
      • Gastos de transporte escolar
      • Impuestos locales sobre ingresos por salario
      • Para mayor detalle e información sobre estos gastos, sigue esta liga.
  • Guarda en un solo folder o carpeta las facturas que recibas durante el año. En caso de facturas electrónicas, guárdalas en una carpeta específica dentro de tus documentos… y no olvides la importancia de realizar el respaldo periódico de tu equipo.
  • Es recomendable que vayas registrando en una hoja de cálculo las facturas, ordenándolas por tipo de servicio, proveedor y fecha. Te facilitará posteriormente realizar tu declaración, además de que te permitirá tener una mejor visión de tus gastos si agregas sumatorias y totales.
  • Cada vez que inicie un nuevo Año Fiscal – es decir, cada mes de enero – asigna una nueva carpeta o folder para las facturas correspondientes al nuevo año.
  • Importante: Las carpetas con tus gastos – y con toda la información relativa a tu declaración anual – debes conservarlo por ley cuando menos durante cinco años, tiempo en el cual Hacienda puede solicitarte los documentos para realizar alguna verificación.

Para concluir, ten presente que la deducción de gastos y el reembolso de impuestos no es una medida para ganar mucho dinero. Es importante que estés consiente de cuántos gastos puedes realmente deducir, así como en cuánto crecen tus Ingresos Gravables al sumar todas tus fuentes de ingresos. No lo digo para desanimarte sino sólo para que tengas una visión clara y honesta de lo que representa seguir esta estrategia fiscal. Cada año beneficia a muchas personas… Y bien podría también beneficiarte a ti.

¡Éxito!

¿Tienes otras estrategias que te han dado buen resultado? ¿Has tenido alguna experiencia que quisieras compartir con nosotros? ¿Te quedó alguna duda o inquietud? Déjanos tus comentarios, los cuales enriquecen a todos aquellos que lean este artículo.

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139 Comentarios »

  1. Miriam Serrano 22/Feb/2017 en 12:31 pm - Responder

    Hola, Cual es la diferencia entre deducir gastos y activos fijos?, es decir que me pudieran decir el proceso en sí, cómo se declaran los gastos, cómo se realiza la deducción de los impuestos.
    de antemano gracias.

  2. ROSA ORTEGA 21/Ene/2017 en 7:01 pm - Responder

    Buen día , si solicite facturas por gastos de alimentos de hijos por motivo de divorcio , tengo que declarar estas facturas?

  3. Freelancer por necesidad 11/Nov/2015 en 12:29 am - Responder

    Amigos contadores: sabiendo que lloran de alegría si ven a un cliente que les trae cantidades industriales de facturas de gastos comprobables (para ustedes es lo normal y es lo mínimo que esperan de cualquier ser humano), quisiera que me cuenten qué podrían hacer con un freelancer que gana algunos centavos cobrando por honorarios (él no pone las reglas; en los pocos trabajos que encuentra, se lo imponen) y para mantenerse a flote con lo que gana, no tiene carro (y tal vez ni lo necesita), come en la fondita de la esquina, compra en el tianguis, no esta enfermo como para ir al médico cada mes, no se le muere una abuelita cada mes, no gana como para comprarse ropa, zapatos, computadoras o celulares nuevos cada mes, paga un renta económica sin ningún tipo de comprobante, no tiene hijos ni paga ningún tipo de colegiatura… ¿Qué quieren que compruebe? ¿Quieren que aumente drásticamente su nivel de gastos y de consumo a un nivel totalmente fuera de sus posibilidades?

    “…los contadores nos regañan porque no les llevamos comprobantes de gastos para deducir.
    -¿Cómo? ¿no tienes gastos? ¿gasto en gasolina?
    -Claro, como todos tenemos carro…
    -¿No tienes facturas por compras de ropa?
    -Claro, gano como para irme de shopping cada mes…
    -¿Facturas por alimentos?
    -Según esto, me conviene más gastar el cuádruple en una cuenta del vips, que en un menú de la fonda de la esquina.
    -¿Gastos propios de la actividad?
    -Claro, gano lo suficiente como para comprar cada mes un cartucho para la impresora, cantidades industriales de papelería (pudiendo usar gratis lo que hay en el trabajo para lo que se llega a ofrecer), costosas licencias de software original y un smartphone de último modelo…
    -¿Recibos de renta?
    -Claro, todo mundo está en posibilidades rentar viviendas cuyo propietario puede y quiere hacer contratos y dar recibos deducibles. En caso de compartir con alguien, hasta han de querer que un roomate de ese tipo de recibos.”

    Como freelancers, los precarios creamos obligaciones y ningún derecho; en suma tenemos que pagar por trabajar (y por partida doble: al SAT y a un contador). Y para poder mantenernos en el nivel de la subsistencia, ni siquiera generamos gastos comprobables. Por todos los gastos de contabilidad que conlleva (pues no todos somos contadores), ¿realmente ayuda en algo molestarse en pedir una factura por un gasto oneroso que se llegase hacer de forma esporádica durante el año? ¿Realmente serviría de algo para reducir de manera significativa el pago de impuestos? ¿Resultaría ridícula la diferencia entre no deducir nada y pagarle al SAT todo completo (ahorrandose los gastos de deducción que genera el contador)?

  4. Jose Chavez 08/Oct/2015 en 7:01 pm - Responder

    Buenas tardes, quisiera empezar a realizar mi declaración pero tengo una duda que quisiera me ayudara a resolver, los pagos que haga, en este caso son de dentista, los tengo que realizar a fuerza con tarjeta de debito/credito o con cheque o depende del monto, poruqe en algun articulo lei que es a fuerza que sea de ese modo y en otro de usted veo que dice para pagos de mas de 2000 pesos, quedo en espera de su respuesta.

    • Mauricio Priego 09/Oct/2015 en 6:09 am - Responder

      Buenos días José,
      Lo que la ley señala de manera explícita es que para que los montos mayores a $2000 sean deducibles, los pagos deben ser efectuados por medios electrónicos (incluidos los cheques). Ahora bien, donde no es explícita es si esos $2000 corresponden al pago de una consulta, al total pagado a un médico, o al total de tus gastos deducibles. Este vacío es el que causa la confusión, y si ya cuentas con chequera o tienes la posibilidad de pagar medios electrónicos, ¿para qué meterte en problemas? En lo personal todos mis gastos que voy a deducir lo hago por medios electrónicos sin importar el monto… Incluso te ayudan a tener una mejor administración del destino de tu dinero ;)
      ¡Éxito!

  5. Yolanda 30/Sep/2015 en 8:33 pm - Responder

    Buena tarde.. me interesa realizar mi declaración anual en régimen sueldos y salarios desde el ejercicio fiscal 2010 hasta 2014 para recuperar, ya realice mi calculo y tengo saldo a favor por deducciones de crédito hipotecario, mas o menos ya tengo la idea de como hacerlo, ahora mi duda es, tengo que realizar solicitud de devolución ante el sat despues de haber realizado declaracion,, ??? que me puede aconsejar sobre esto??
    Le agradecería su comentario :)

    • Mauricio Priego 02/Oct/2015 en 6:03 am - Responder

      Buenos días Yolanda,
      Te felicito por tu determinación de hacer válidos tus derechos como contribuyente y buscar recuperar impuestos :)
      Para poder solicitar la devolución primero debes realizar tu declaración, y esto por cada año que pretendas recuperar. Te sería más sencillo si te asesorara un contador y por una declaración anual los honorarios no son tan altos (varían de una zona del país a otra, así como si es un amigo tuyo o un despacho). Pero si tu interés es hacerlo por tu cuenta, tenemos un artículo especializado en el tema que podría servirte: ¿Puedo recuperar impuestos por el pago de mi hipoteca de años pasados?.
      ¡Éxito!

      • Yolanda 02/Oct/2015 en 6:18 pm - Responder

        Muchas gracias por la respuesta, muy amable.. (y)

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